Как правильно заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого сотрудника предприятия, на страницах которого отображаются сведения о трудовой деятельности человека. При заполнении трудовой книжки очень часто возникают различные вопросы, поэтому информация о требованиях к заполнению трудовых книжек всегда остаётся актуальной.

Требования к заполнению трудовых книжек регламентированы российским законодательством, а точнее – Правилами хранения и ведения такой документации и Инструкцией (оба этих нормативных акта утверждены специальным постановлением правительства в апреле 2003 года). Однако стоит отметить, что такие документы регулируют требования к заполнению трудовых книжек только в общем формате и не демонстрируют свою эффективность в особых случаях.

Особенности заполнения трудовой книжки

В Законодательстве РФ прописаны несколько важных требований к заполнению трудовых книжек.

  • Все даты и числа в трудовой книге должны быть проставлены арабскими цифрами в формате ДД\\ММ\\ГГГГ;
  • Редактировать ранее внесённые в трудовую книжку записи можно только в строках, где записаны сведения о дате рождения, фамилии, имени и отчестве работника;
  • Записи в трудовой книге могут быть сделаны ручкой с чёрными, синими либо фиолетовыми чернилами;
  • В данном документе недопустимо использование различного рода сокращений. Слова «Приказ», «распоряжение» и т.п. необходимо писать в графах трудовой книги полностью;
  • Если в трудовой книге прописана информация о расторжении с работником трудового договора, то она должна соответствовать действительным данным, прописанным в законодательстве и являющимся основанием для увольнения сотрудника;
  • Вкладыш для трудовой книжки делается только в том случае, если в каком-либо из её разделов не осталось места для записей.

Процедура правильного заполнения трудовой книжки заключается во внесении записей о сотруднике (его должности, возрасте, профессии) во все разделы документа.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Самый первый раздел в любой трудовой книжке – это титульный лист. На этой страничке содержится информация об имени, отчестве и фамилии сотрудника, сведения о дате его рождения и занимаемой должности. Очень часто у работодателей возникают трудности с внесением данных об образовании, должности и профессии своего подчинённого, поэтому этому вопросу хотелось бы уделить отдельное внимание.

Итак, сведения об образовании вносятся в трудовую книгу на основании соответствующих документов, предоставленных новым сотрудником работодателю (в основном, это аттестат об образовании или диплом о получении профессии). В инструкции по правильному заполнению трудовых книжек обозначено несколько типов образования, которые можно вносить в документ. К ним относятся:

  • Общее основное образование;
  • Среднее образование;
  • Среднее профессиональное образование;
  • Начальное профессиональное;
  • Высшее образование;
  • Послевузовская практическая подготовка.

В трудовых книжках обязательно отображаются сведения о законченном образовании. Если сотрудник не завершил учёбу, данные об этом могут быть внесены в трудовую книжку только по его желанию.

При внесении сведений о сотруднике в трудовую книгу необходимо различать такие понятия как «профессия» и «специальность». Специальность – это лишь профессиональное направление, в то время как профессия является конкретной разновидностью деятельности. К примеру, ядерная физика является специальностью, а вот лаборант, занимающийся исследованиями в сфере ядерной физики – это профессия. При создании записи об этом в трудовой книге вначале прописывается профессия (лаборант) а потом уже – специальность (ядерная физика).

После внесения этих сведений ставится текущая дата, а за ней – подпись владельца трудовой книжки.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Как в трудовой книжке прописать данные о работе?

Правильное заполнение трудовой книжки предполагает корректное внесение данных о трудовой деятельности человека. Если такой документ оформляется в первый раз, то перед записью о наименовании организации делается пометка о периоде, предшествующем нынешней трудовой деятельности. Делается это только в тех случаях, когда нужно включить прошлую трудовую деятельность работника в его стаж. Обязательно стоит отразить в трудовой книжке следующие важные сведения:

  • Служба в армии;
  • Работа в органах внутренних дел;
  • Служба в налоговой полиции;
  • Работа в противопожарной службе;
  • Трудовая деятельность в уголовно-исправительных организациях;
  • Работа в таможенных органах.

Все эти записи нужно вносить в трудовую книгу на основании имеющихся документов. Следует учитывать, что в трудовую книжку не вносится информация об учёбе сотрудника, если тот пришёл устраиваться на работу после окончания учебного заведения. Если же работник проходит во время трудовой деятельности курсы повышения квалификации или переквалифицируется на другую профессию – сведения об этом должны отображаться в его трудовой книге.

В раздел со сведениями о работе нужно вписывать наименование организации и того структурного подразделения, в котором трудится работник. Также требуется отображение информации о той должности, на которую был принят новый работник.

Если организация имеет не только полное, но и сокращённое название – его также прописывают в соответствующих строках трудовой книги. Сведения о смене названия организации или её правовой формы также обязательно отмечаются в трудовых книжках, но такого рода записи делаются уже без порядкового номера.

Информация о структурном подразделении предприятия, отображаемая в трудовой книжке, имеет большое значение, в особенности в тех случаях, когда оно располагается в отдалении от головного офиса (в другом районе или городе). В таких ситуациях в трудовой книге, рядом с записью о подразделении, ставится информация о том, где именно (по какому адресу) оно располагается.

Название должности работника вносится в трудовую книгу в соответствии со штатным расписанием организации. если у работника имеется право на льготы, сведения о нём указываются на основании рекомендаций, прописанных в квалификационных справочниках. Если информация по льготам изменяется – это также отображается в трудовой книжке.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Актуальные вопросы о заполнении трудовых книжек

Заполнение трудовых книг новых сотрудников зачастую вызывает много вопросов у работодателей. Одним из таких, к примеру, является вопрос о том, стоит ли делать запись о том, что сотрудника перевели в другое структурное подразделение предприятия, сохранив при этом его должность? Делать такую запись, конечно, необходимо, однако не стоит повторно прописывать наименование должности.

В том случае, если работника переводят на иную должность без смены подразделения, следует в трудовой книге сделать запись только об этом переводе. Если же перевод работника осуществляется в другую организацию, то работодатель с прежней его работы должен уволить сотрудника, сделав соответствующую запись в трудовой книге. Новый же руководитель, принимая человека по процедуре перевода, делает в трудовой книжке отметку о том, что сотрудник переведён из другой организации (обязательно указывается её наименование) на определённую должность.

Часто у неопытных сотрудников отдела кадров возникают сложности в оформлении записей в трудовой книге о смене подразделения и должности. В этом варианте нужно указать в трудовой первоначальное место работы и последующее, обязательно сделав пометку о переводе сотрудника.

Ещё один важный вопрос, касающийся правильного оформления трудовой книжки, заключается в том, стоит ли вообще руководителям организаций (в особенности индивидуальным предпринимателям) оформлять для своих подчинённых такой документ. Все специалисты по кадрам отвечают на этот вопрос однозначно – оформлять трудовую книгу нужно, даже если владелец предприятия является частным юридическим лицом.