Главная функция трудовой книжки заключается в предоставлении полезных функций о трудовой деятельности сотрудника. Для каждой записи в этом документе отводится своё место, поэтому специалисты отдела кадров должны быть хорошо ознакомлены с принципами заполнения трудовых книжек. К примеру, титульный лист предназначается для записи основных личных данных сотрудника, а на следующих страничках отображаются сведения о трудовой деятельности и увольнениях работника.
А есть ли в этом документе местечко для отображения информации о поощрениях и наказаниях? Куда, например, можно записать сведения о вручении работнику Почётной грамоты? Об этом и будет рассказано в статье.
Виды поощрений для служащих и рядовых работников
Практически во всех организациях есть несколько мер, направленных на стимуляцию трудовой деятельности сотрудников и улучшение их работоспособности. К ним относятся:
- Наказание работника;
- Поощрительные меры в отношении сотрудника.
Под наказанием подразумевается применение в отношении работника санкционных мер, взысканий, выговоров или лишений. Но их мы оставим для рассмотрения в другой статье, а здесь уделим внимание мерам поощрения служащих.
Итак, поощрением называется процедура награждения сотрудника, предоставляемая ему за усердие, качественное и быстрое выполнение своей работы, усидчивость. Поощрение обычно является публичной процедурой (то есть, работник награждается в присутствии своих коллег и руководителей подразделений).
Работодатель, поощряя своих подчинённых, преследует единственную цель – вызвать у них желание работать ещё качественнее и эффективнее. Собственно, и метод поощрения, а также его размер (если награда заключается в выплате денежной премии) определяет сам работодатель. Определяясь с видом поощрения, руководитель организации ориентируется, прежде всего, на финансовые возможности своего предприятия. Существует три классификации поощрений сотрудников на предприятии:
- Субъектный состав;
- Воздействие на сотрудников;
- Собственное значение.
Отметим, что вне зависимости от классификации награждение может быть материальным или моральным. Оба этих вида относятся к категории воздействия на работников. Моральное вознаграждение за труд в нынешнее время применяется крайне редко и направлено на оказание нравственной поддержки сотруднику. Гораздо чаще на предприятиях современного типа используется метод материального поощрения работника, предполагающий выдачу денежных средств.
В категорию субъектного состава входят такие понятия как коллективность и индивидуальность награждения. За определённые успехи руководитель предприятия может предложить своим подчинённым награду, обладающую собственным значением. Любое из видов поощрений обладает собственным способом реализации, который может проявляться в самых различных формах:
- Благодарность, отображённая в письменном приказе;
- Устная благодарность;
- Благодарность в форме презента или подарка;
- Выдача сотруднику премии;
- Присвоение внеочередного звания;
- Выдача работнику почётной грамоты или значка;
- Помещение фотографии работника на доске почёта предприятия или создание соответствующей записи в книге почёта.
Работодатель может придумывать варианты поощрения для своих подчинённых и самостоятельно (поэтому представленный список будет дополняться в соответствии с регламентом и особенностями работы организации). По инициативе руководства одному сотруднику может быть назначено несколько наград одновременно (к примеру, Почётная грамота и премия). Порядок выдачи поощрений обозначен в следующих нормативных актах:
- Коллективном договоре;
- Правилах распорядка, действующих в конкретной организации;
- Положениях о поощрении;
- Уставах;
- Соглашениях.
В трудовом законодательстве написано, что работник может претендовать на получение поощрения в двух случаях:
- За успешную трудовую деятельность в компании;
- За трудовые заслуги перед обществом и государством.
Эти два критерия существенно отличаются друг от друга. Например, награда за успешную трудовую деятельность выдаётся лично руководителем компании и за её пределы не выходит. Совсем иначе обстоит дело с наградами за заслуги перед обществом и государством. Они выдаются на государственном уровне, вне организации.
Что такое почётная грамота?
Одним из видов поощрения сотрудников является Почётная грамота. Она представляет собой письменный документ, в котором отображается информация о том, за что именно получил награду работник. Стоит отметить, что такая грамота изготавливается на специальном бланке, где нарисован логотип предприятия или государственной структуры, её выдающей.
По аналогичной схеме происходит также выдача диплома, свидетельства или благодарности работнику. Обычно поощрения в виде Почётных грамот приурочиваются к каким-либо важным событиям. Это может быть:
- Знаменательная дата;
- Государственный праздник;
- Какая-либо юбилейная дата;
- День рождения сотрудника.
Существует несколько причин, в соответствии с которыми выдаётся Почётная грамота:
- За особый вклад в производственную деятельность;
- За добросовестное и безукоризненное выполнение своих трудовых обязанностей;
- За отличные достижения в работе;
- За многолетнюю деятельность на благо компании.
Получить почётную грамоту может лишь сотрудник, который работает в организации не меньше 1 года. Повторную же награду он сможет получить лишь спустя пару лет после предыдущей. Почётная грамота является одной из разновидностей благодарности от руководства компании.
Кто выдаёт работникам почётные грамоты?
Решение о поощрении работника в основном принимается директором подразделения или сотрудником отдела кадров того предприятия, на котором данный человек трудится. Перед награждением конкретного работника директор соотносит между собой все факты его трудовой деятельности и на основании полученной информации принимает решение о выдаче почётной грамоты.
Далее составляется докладная на имя главного руководителя организации, в которой описываются сведения, которые служат основанием для выдачи работнику Почётной грамоты. То есть, руководитель подразделения докладывает главному руководителю о том поощрении, которое будет предоставлено работнику и о тех документах, на основании которых было принято такое решение.
Внимательно изучив представленные документы, главный руководитель предприятия принимает объективное решение относительно того, стоит ли выдавать работнику почётную грамоту, или нет. Это решение может быть как положительным, так и отрицательным. Если руководитель одобряет выдачу работнику почётной грамоты, он издаёт соответствующий приказ и ставит в известность об этом весь трудовой коллектив.
Текст в почётной грамоте должен соответствовать тому, который написан в приказе. На бланке грамоты должна стоять подпись руководителя компании или его уполномоченного заместителя.
Особенности оформления записи в трудовой книге о награждении почётной грамотой
Вручение почётной грамоты происходит в торжественной обстановке, а заключительным этапом её выдачи является занесение информации о ней в трудовую книжку и личное дело работника.
Для записи о поощрении в личном деле руководителем используется форма № Т-2. Что касается записи о награждении в трудовой книжке, то она оформляется позднее, недели в личном деле. Отметим также, что в трудовой книге должны присутствовать все разновидности поощрений работника. В таком документе могут быть сделаны записи за такие заслуги:
- Выдача почётной грамоты;
- Присвоение звания;
- Награждение значком отличия или нагрудным знаком;
- Государственные награды;
- Дипломы;
- Выдача почётных грамот от организаций;
- Другие типы поощрений, выдаваемые в соответствии с законодательством РФ.
Итак, анализируя всё вышесказанное, можно сказать, что запись о выдаче работнику Почётной грамоты является обязательным условием. Внести такую информацию в документ может либо руководствующее лицо, либо заместитель руководителя. Сделать такую запись может и другое должностное лицо, наделённое соответствующими полномочиями.
Запись о награждении сотрудника почётной грамотой делается на страничке со сведениями о награждениях. В самой большой графе там прописывается наименование организации-работодателя. В этой же строке пишется сокращённое название предприятия (если таковое имеется). В самой первой колонке нужно поставить порядковый номер записи. Естественно, у каждой новой записи будет индивидуальный номерной знак. Во второй, третьей и четвёртой колонках пишутся сведения о дате выдачи грамоты (день, месяц, год).
Сразу под названием компании должна быть отображена информация о том, каким именно видом поощрения был награждён работник, и за что именно он получил такую награду. В четвёртой строке, после этой записи, делается пометка о том документе, на основании которого было установлено поощрение. Также ставится дата выдачи грамоты и её номерной знак.
Если сотрудник увольняется с предприятия, сведения обо всех награждениях должны заверяться руководством. Делается это следующим образом. Под информацией о награждениях руководящее лицо пишет свою должность, ставит подпись и обязательно расшифровывает её. Затем ставится подпись работника, а после того – печать с оттиском организации.
