В работе многих предприятий иногда возникают ситуации, требующие проведения процедуры перевода сотрудников на другую работу или должность. Перевод может осуществляться как в рамках одного предприятия, так между различными организациями. И в этом случае сотрудникам отдела кадров очень важно правильно оформить все необходимые документы.
Обычно эта процедура сложностей не вызывает, но вместе с тем менеджерам по кадрам нужно быть знакомыми с множеством нюансов, касающихся проведения этой процедуры. Грамотный руководитель должен знать, что собой представляет трудовая книжка, и как её правильно заполнить при переводе сотрудника на новое место работы?
В первую очередь поясним, что трудовая книга является важнейшим документам, принадлежащим к категории бланков строгой отчётности. Именно на её страничках отображается информация о трудовой деятельности служащего и его стаже работы. Работодатель обязан контролировать ведение этого документа, если сотрудник проработал на его предприятии более чем 5 дней. Единственным исключением в данном случае будут руководители организаций, не оформившие индивидуальное предпринимательство, а зарегистрированные как физические лица.
Особенности заполнения трудовой книги при переводе на другую должность
Итак, в чём же заключаются особенности заполнения трудовой книги в случае перевода сотрудника на новое место работы или другую должность?
Руководитель компании, собирающийся перевести своего подчинённого с работы по совместительству на постоянную должность, обязан получить от такого сотрудника письменное заявление. Оно в дальнейшем станет основанием для заключения с сотрудником дополнительного трудового соглашения. Процесс перевода работника в другое предприятие или на иную должность предполагает издание работодателем соответствующего приказа, а также – внесение данных о переводе в персональную карточку служащего и создание записи о проведении процедуры в трудовой книжке.
При проведении процедуры перевода работника на другую должность руководитель предприятия должен использовать следующий перечень документов:
- Штатное расписание предприятия;
- Персональные документы служащего;
- Должностные инструкции;
- Трудовое законодательство;
- Трудовой договор;
- Печать компании;
- Документация компании;
- Бланк приказа, оформленный по форме Т-8 и заявление сотрудника с просьбой о переводе;
- Трудовая книга с записью о переводе работника на другую должность.
Общие правила заполнения и оформления трудового документа при переводе
Заполнение трудовой книги в случае перевода работника имеет свои нюансы. В первую очередь учитываются причины, по которым возникает необходимость в переводе сотрудника. В основном перевод оформляется в случае реорганизации компании или изменения производственных условий деятельности.
Но вне зависимости от этого ответственность за правильное оформление всей документации несёт работодатель. Решение о своём переводе может принять и сам сотрудник в том случае, если хочет продвинуться по карьерной лестнице. Однако окончательный вердикт по данному вопросу всё же выносит работодатель.
Во всех вышеперечисленных ситуациях работник должен для запуска процедуры перевода составить соответствующее заявление, адресованное руководителю организации. В нём обязательно прописывается информация о текущей должности работника и той работе, на которую он собирается переводиться. На основании полученного документа начальник составит производственный приказ, а потом направляет его в отдел кадров, где и происходит оформление записи в трудовой книге.
Если перевод работника осуществляется на другую должность, то работодатель должен знать несколько нюансов. Во-первых, у такого сотрудника изменяются рабочие обязанности, а это значит, что с ним нужно заключить новое трудовое соглашение. В нём обязательно перечисляются новые трудовые условия, в которых после перевода будет работать сотрудник.
Здесь большое значение имеет и уровень заработной платы, который по сравнению с предыдущим местом деятельности может быть более низким. На завершающем этапе оформления процедуры перевода работник ставит свою подпись на созданном соглашении, после чего руководитель проставляет на нём печать, визирует его свое подписью и датой создания.
Перед тем, как внести запись о переводе работника на другую должность или работу, руководителю необходимо правильно составить приказ (по форме Т-8) о совершении данной процедуры. В данном распоряжении описывается текущая и будущая должности работника, уровень заработной платы и некоторые личные данные сотрудника. После заверки составленного документа директором компании его дают для ознакомления тому сотруднику, который переводится.
Запись в трудовой книге о переводе служащего на другое место работы делается в такой последовательности:
- В первой графе ставится порядковый номер отметки о переводе;
- Наименование новой должности;
- Отдел, в котором будет трудится человек после перевода;
- Дата составления приказа и его номер (согласно форме Т-8).
Подобные поправки, вносимые в трудовую книгу, не нужно заверять дополнительными подписями руководства или печатями организации. Единственное, что после завершения процедуры перевода должен сделать работодатель – это обозначить факт перевода в персональной карте бывшего подчинённого.
Как заполнить трудовую книжку при временном переводе?
При временном переводе человека на новую должность также требуется проставление соответствующих отметок в трудовой книжке. Потребность во временном переводе работника может возникать у руководителя по самым различным причинам. В данном варианте сотруднику предлагается на протяжении определённого количества времени выполнять новые трудовые обязанности, а потом возвратиться к прежней трудовой деятельности.
Временный перевод так же, как и постоянный, предполагает изменение условий деятельности. Его разделяют на несколько видов:
- Обязательный для работника перевод, инициированный работодателем и не требующий согласия;
- Перевод по обоюдному согласию (то есть, против проведения процедуры не возражает ни работник, ни руководитель);
- Обязательный перевод, инициированный сотрудником и не требующий согласия руководителя (зачастую осуществляется по субъективным причинам).
Процесс оформления перевода должен строго регламентироваться Трудовым кодексом Российской Федерации. Если сотрудника переводят лишь на время, документ об этом составляется в двух экземплярах и является дополнением к трудовому договору. В этом соглашении должна отображаться следующая информация:
- Должность работника;
- Размер его заработной платы;
- Сроки, отведённые для выполнения временной работы, на которую перевели сотрудника;
- Режим трудовой деятельности.
Стоит также отметить, что при временном переводе никаких отметок в трудовой книге не делается. Информация в ней отображается только в том случае, если перевод осуществляется на постоянной основе.
Особенности заполнения трудовой при переводе на другую постоянную работу
Если сотрудник предприятия переводится на другую постоянную работу, то между ним и работодателем заключается трудовое соглашение, в котором отображается информация о новых условиях трудовой деятельности. Кроме этого начальник обязан зафиксировать сведения о переводе на другую должность в трудовой книге.
Существует несколько типов факторов, которые определяют признаки перевода работника на другое место трудовой деятельности. К ним относятся:
- Смена специальности служащего;
- Серьёзные перемены в текущих условиях труда;
- Перевод по внешнему направлению (на другое предприятие), предусматривающий полное прекращение трудового договора, заключённого с руководителем предыдущей компании.
В большинстве случаев основанием для перевода в другую компанию служит устная договорённость между работодателем и сотрудником. Как правило, инициатором такой процедуры становится сам работник. В этом варианте потребуется составление заявление с просьбой о переводе на имя начальника компании. В этом заявлении следует упомянуть такие данные:
- Личные данные сотрудника;
- Должность, которую он хотел бы занять на новом предприятии;
- Будущую должность, предложенную работнику в новой компании.
Если смена работы была инициирована начальником, то от сотрудника потребуется предоставление своей подписи на уведомлении о переводе и согласия на проведение такой процедуры.
Когда все заявления будут оформлены, руководитель предприятия составляет приказ, в котором указывает следующие важные сведения о переводе:
- Бывшая должность сотрудника и его личные данные;
- Новая должность работника с указанием даты вступления в неё служащего.
После подготовки приказа остаётся только сделать соответствующую запись о переводе работника в его трудовой книжке. При внесении записи нужно указать новую должность работника, а в некоторых случаях – ещё и подразделение, в котором он будет продолжать свою трудовую деятельность.
