Законодательство России разрешает вносить в трудовые книжки изменения, дополнения и исправления в тех случаях, если были допущены неточности и ошибки. Самыми распространёнными причинами внесения изменений в трудовую книгу являются смена фамилии работника и дополнения об образовании. Процесс изменения сведений об образовании в трудовой книге регламентирован специальными нормативными актами, поскольку данный документ является важным доказательством трудового стажа, личных наград и успехов работника.
В жизни могут случаться самые разные ситуации. Сотрудник предприятия может получить второе высшее образование, представительницы слабой половины коллектива могут выйти замуж и сменить фамилию, работник может поменять место своей трудовой деятельности. Все эти ситуации становятся причиной внесения изменений в трудовую книжку. Чтобы внести такие исправления верно, необходимо ознакомиться с порядком проведения такой процедуры.
Отметим сразу, что все изменения в трудовую книжку вносятся в строгом соответствии с российским законодательством. На территории страны работает целый комплекс нормативных актов, при помощи которых регулируется порядок приёма новых работников на должность, выплаты заработных плат и ведения трудовых книжек. Такие акты дают возможность заполнить все документы, связанные с трудоустройством и трудовой деятельностью правильно.
Что говорят нормативно-правовые акты о внесении изменений в трудовую книгу?
Внесение корректив в трудовую книжку предусматривает действия руководителя в строгих нормативных рамках. Правила, по которым рекомендуется вносить исправления и изменения в трудовую книжку, записаны в нескольких нормативно-правовых документах, которые представлены ниже:
Трудовой кодекс. В этом документе прописаны основные статьи, на которые следует ориентироваться при заполнении и ведении трудовой книжки. Также в трудовом кодексе обозначена информация о том, что можно вносить изменения и корректировки в трудовую книжку в тех случаях, когда это действительно необходимо.
Один из разделов особого постановления правительства, в котором отображены требования к заполнению, ведению и хранению трудовых книжек.
Федеральный закон, принятый 30.06.2006, отображающий правила внесения изменений в трудовые книжки.
Инструкция, составленная Министерством труда, в которой отображены правила заполнения трудовых книг и особенности внесения исправлений в них.
Изменения в трудовой книжке и их причины
Изменения информации в трудовой книжке обычно осуществляются по причине выявления неточностей. Чаще всего требуется изменение личных данных сотрудника, записанных на титульном листе (ФИО, сведения об образовании). К примеру, если работник поменял средне-специальное или техническое образование на высшее, сведения об этом должны быть внесены в трудовую книгу в виде исправлений.
Причины внесения дополнений об образовании
Существует несколько причин, по которым стоит вносить исправления об образовании в трудовую книжку.
Если человек получил высшее образование во время работы на предприятии, почему стоит вносить эту информацию в трудовую книгу и можно ли обойтись без исправлений? Конечно специалисты из кадрового отдела могут эти сведения не записывать в данный документ, но такое случается крайне редко.
Дело в том, что высшее образование в профессиональной среде считается более престижным и подчёркивает тот факт, что сотрудник действительно профессионален в свое области деятельности. Наличие заметки о высшем образовании даёт определённые социальные гарантии работнику. Он может быть уверен в том, что при пересмотре или сокращении кадров его не уволят самым первым.
Ещё одним преимуществом внесения в трудовую книжку исправлений об образовании является то, что такая информация будет способствовать продвижению по карьерной лестнице. Наличие высшего образования автоматически делает сотрудника претендентом на более высокие должности.
Наличие записи о высшем образовании поможет работнику и в случае увольнения. Ему гораздо проще будет в таком случае найти новую работу через центр занятости.
Таким образом, необходимость внесения дополнения о высшем образовании очевидна. Однако, в отличие от стандартных исправлений, корректировку сведений об образовании нужно вносить только в строгом соответствии с правилами.
Кто может корректировать записи в трудовой книжке?
Дополнительные сведения об образовании может вносить в трудовую книжку далеко не каждый представитель организации. и причина здесь заключается в том, что трудовая книжка как документ важна не только в случае соискания работы, но и при последующем начислении пенсий в соответствии с заработанным сотрудником стажем. Именно поэтому изменениями, дополнениями и исправлениями в трудовой книжке должен заниматься квалифицированный специалист, наделённый соответствующими полномочиями.
Например, если в трудовой книжке была обнаружена неточность в записях, касающихся работы или трудового стажа, их должны исправлять прямо на предприятии сотрудники отдела кадров. При этом все внесённые изменения должны заверяться печатью организации и подписью руководителя. Несколько сложнее обстоит ситуация с внесением исправлений на титульной странице трудовой книги.
Перед корректировкой записей необходимо выяснить, какой тип изменений необходим, и на основании данной информации уже изменять записи в трудовых книжках. Предлагаем ознакомиться читателям с ситуациями, в которых внесение корректив в трудовую книгу просто необходимо:
- Если неправильно внесены личные сведения о сотруднике (ФИО, паспортные данные), то в дальнейшем при возникновении споров работнику придётся доказывать принадлежность себе трудовой книжки через суд;
- Если исправление в трудовой книжке касается изменения фамилии, то необходимо сделать ссылку на документ, подтверждающий эти изменения. Обычно в трудовой книге меняется фамилия у женщин, вышедших замуж. Коррективы делаются на основании свидетельства о браке;
- Более простой в данном случае будет процедура изменений в разделе об образовании. Внести изменения в данном случае могут сотрудники отдела кадров по месту работы или же, если человек не трудоустроен – работники из центра занятости.
Порядок действий при внесении изменений в трудовую книгу
Правила внесения исправлений в записи, сделанные в трудовой книжке, различаются в зависимости от типа корректировки. Например, если нужно дополнить информацию об образовании, то процедура будет осуществляться по такой схеме:
Сотрудник, получивший высшее образование, должен тут же сообщить об этом руководителю по месту своей работы. Получив эту информацию, директор в трёхдневный срок составляет от своего имени распоряжение о том, чтобы в отделе кадров сделали корректировку раздела об образовании в трудовой книге конкретного сотрудника.
Также от работника потребуется предоставление в отдел кадров своего диплома.
На основании полученных сведений уполномоченный кадровик внесёт в трудовую книгу следующие корректировки:
- Пропишет в строке об образовании через запятую фразу «высшее образование»;
- В строке специальности запишет через запятую (добавив к уже существующим сведениям) ту специальность и профессию, которая обозначена в недавно приобретённом дипломе. На данном этапе нужно проследить за тем, чтобы все данные о профессии были внесены верно, без изменений.
При корректировке раздела об образовании нужно учитывать, что в инструкции не предусмотрено создание ссылки на документ, послуживший причиной создания такой записи. Этот факт должен быть известен специалисту из отдела кадров, но не будет лишним напомнить ему об этом. Если данные о дипломе будут внесены в трудовую книжку, то в дальнейшем, при соискании работы, человеку придётся везде носить с собой этот документ, чтобы подтвердить написанные данные.
Также при заполнении трудовой книги стоит учитывать, что размеры документа невелики, поэтому в ней не стоит отображать сведения, являющиеся необязательными. Это может привести к тому, что в дальнейшем вам не хватит места для создания действительно важных записей, и придётся делать вкладыш.
Таким образом, процесс заполнения трудовой книжки требует высокого уровня ответственности. Владелец этого документа может присутствовать лично при заполнении граф, чтобы в случае необходимости контролировать достоверность и правильность внесения данных.
