Выпиской из трудовой книжки называется отксерокопированный или написанный от руки документ, отображающий копию информации с титульной и других страниц трудовой книги и заверенный подписями руководства и печатью компании. Чем же отличается выписка из трудовой книжки от обычной копии этого документа (ведь, по сути, и там, и там приходится дублировать информацию и заверять её в соответствии с нормативными актами и правилами).
Различие здесь заключается в том, что выписка представляет собой лишь копии необходимых работнику страниц документа, в то время как обычная копия трудовой — это дублирование всех без исключения страниц.
Что такое выписка из трудовой книги?
Многим работникам организаций хотя бы раз приходилось сталкиваться с необходимостью получения выписки из трудовой книжки. И с этим вопросом они, конечно же, обращаются к руководителю фирмы. Однако этот документ выдаётся не самим начальником, а сотрудником кадровой службы.
Однако руководство обязательно должно проставить на скопированных документах свою подпись и печать организации. Именно поэтому сотруднику, который столкнулся с необходимостью получения выписки из трудовой книги, лучше будет обратиться для её получения в кадровый отдел. Его работники смогут не только представить документ, но и разъяснить нюансы оформления такого рода документов в различных обстоятельствах.
Как сделать выписку из трудовой книги?
В принципе в оформлении выписки из трудовой книги ничего сложного нет. Всё, что требуется от служащего – это написать заявление на имя директора той организации, в которой он трудится. Работодатель же на основании полученного заявления составляет приказ по предприятию, который и отправляет в кадровую службу компании.
Сотрудники отдела кадров, получив такой документ, оформляют в соответствии с законодательством выписку из трудовой книги о профессиональной деятельности конкретного сотрудника в рамках предприятия. Оформление выписки обычно осуществляется на специальном бланке с логотипом организации.
Но перед тем как начать делать выписку, сотрудник должен убедиться в том, что у него готовы все документы, необходимые для этой процедуры. Итак, выписка делается при наличии следующих документов:
- Официальная документация компании;
- Оригиналы документов работника;
- Печать компании-работодателя.
В первую очередь сотрудник, которому требуется выписка, должен написать соответствующее заявление. Затем его следует передать либо сотруднику отдела кадров, либо доверенному лицу руководителя предприятия. Стоит также отметить, что требуемая документация должна быть предоставлена не позднее, чем через 3 дня после первого обращения работника по поводу выписки из трудовой книги. Эти требования чётко прописаны в Трудовом законодательстве.
Какая информация должна присутствовать в заявлении работника относительно выдачи ему выписки из трудовой книги? Оформление данного документа осуществляется по тому же принципу, что и внесение новых записей в обычную трудовую книжку. То есть, на бланк выносятся такие сведения:
- Название организации, в которой трудится работник;
- ФИО директора предприятия;
- Персональные данные о самом сотруднике.
После этой информации, которая прописывается вверху бланка, идёт непосредственно обращение работника с просьбой выдать ему выписку конкретных листов из трудовой книги. После заявления, внизу бланка, ставится дата его написания и подпись сотрудника.
Грамотный руководитель наверняка знает, что представляет собой выписка из трудовой книжки, и как правильно её оформить. Поэтому, следуя рекомендациям Трудового Кодекса, он составляет приказ о выдаче такой выписки, а на заявлении работника ставит свою подпись, дату подачи документов и резолюцию. После этого оно отправляется в отдел кадров, где его рассматривают компетентные специалисты.
Специалист из отдела кадров оформляет выписку в соответствии с законодательством, после чего обязательно заверяет её печатью предприятия и отдаёт на визирование директору компании. В выписке должны отображаться сведения о профессиональной деятельности работника, его награждениях и отличиях. Обязательно стоит отобразить в выписке сведения с главной страницы трудовой книги. Данные о том, что сотрудник работает в компании и по сей день, должны быть зафиксированы на последнем листе выписки.
Если выписка оформлена в соответствии с законодательными нормами и требованиями, её скрепляют подписью руководства и печатью, после чего – отдают сотруднику. Стоит также отметить, что в том случае, когда такой документ получается на нескольких листах, подпись начальника и печать предприятия должны проставляться на каждом из них. Каждую страничку рекомендуется пронумеровать. Выписку из нескольких листов обязательно прошивают, а в месте прошивки свою подпись ставит сотрудник отдела кадров, занимавшийся составлением данного документа.
