Трудовая книжка в России принадлежит к особой категории документов. С её помощью работник может подтвердить наличие у себя определённого трудового стажа. Оформлением трудовой книги, а также – её хранением и ведением занимаются сотрудники отдела кадров предприятия.
На сегодняшний день вопрос о правильном оформлении трудовой книжки по-прежнему остаётся актуальным, поскольку от этого напрямую зависит начисление в будущем пенсии. В этой статье мы рассмотрим особенности оформления трудовой книги в первый раз.
Особенности оформления первой трудовой книги
Если руководитель предприятия принимает нового сотрудника на работу, он первым делом должен поинтересоваться – есть ли у него трудовая книга? Если такого документа у работника пока ещё нет, то возникает необходимость в его оформлении. Как провести данную процедуру правильно?
Такой документ как трудовая книжка, всегда начинают оформлять с титульного листа. На нём обязательно отображают следующую информацию:
- Фамилию, имя и отчество будущего работника (записываются на основании данных из паспорта), а также – дату его рождения;
- Образование и специальность служащего (информация берётся из предоставленного документа об образовании);
- Дата, когда трудовая книжка была заполнена;
- Подпись будущего сотрудника, а также – специалиста из отдела кадров, занимавшегося оформлением трудовой книжки. Рядом с подписями обязательно должны стоять расшифровки.
В завершении оформления титульной страницы необходимо завизировать её печатью организации. когда оформление титульной страницы будет завершено, переходят к заполнению граф на страничке со сведениями о работе. Очень важно понимать, что все записи в таком документе, как трудовая книжка, должны быть сделаны одним цветом чернил (это может быть чёрный, фиолетовый или синий оттенок ручки) и типом пера (только гелевой или только шариковой ручкой).
Даты и нумерация в трудовой книжке проставляются только арабскими цифрами. Также стоит помнить, что в данном документе не должно быть никаких сокращений – вся информация пишется полностью.
Трудовая книга и нюансы её оформления
Для того, чтобы оформление первой трудовой книги было правильным, сотруднику отдела кадров необходимо учитывать все нюансы данной процедуры. Каждая графа документа должна заполняться аккуратно, разборчивым почерком. На той странице, где указываются сведения о работе, пишется в первую очередь информация о наименовании предприятия и его фактическим адресом. У хороших организаций обычно есть индивидуальный штамп с такими параметрами, ну а в компаниях, не обладающих таким штампом, все данные пишутся от руки.
В разделе трудовой книжки со сведениями о работе также необходимо указать следующую информацию:
- Порядковый номер записи;
- Дату создания записи;
- Собственно, сама запись о приёме сотрудника на работу, либо его увольнении или переводе. Она должна быть прописана в полной формулировке;
- Сразу после данной записи работник ставит свою подпись, подтверждающую его ознакомление с занесённой в трудовую книжку информацией;
- Указание наименования, а также – номера и даты того документа, на основании которого была сделана запись в трудовой книге.
После заполнения граф в разделе со сведениями о работе наступает черёд внесения информации о наградах и званиях, присуждённых работнику. Их также вносят на основании определённого документа (диплома об образовании или приказа). Рядом с данными сведениями обязательно делается отметка о том, кем и за что был награждён этот работник. При этом стоит учесть, что данные о выплате денежных премий в трудовую книгу не записываются.
Также стоит отметить, что при отсутствии места в соответствующем разделе трудовой книги записи о наградах делаются в специальном вкладыше, который потом вклеивается в основной документ. Раздел о наградах нельзя продолжать на других страницах, предназначенных для записей совершенно другого рода.
Как правильно вносить изменения и исправления в трудовую книгу?
Если получилось так, что в трудовую книжку необходимо внести изменения либо исправления, нельзя закрашивать неправильные записи или замазывать их корректором. Также недопустим формат записи «исправленному верить». Любые исправления и корректировки в данном документе делаются только специалистами из отдела кадров последнего места работы сотрудника.
Если внесение изменений требуется на титульном листе, то, например, фамилию или имя стоит зачеркнуть одной горизонтальной чертой, а сверху над ней пишутся новые, правильные данные. Естественно, для таких исправлений должны быть определённые основания, подтверждающиеся соответствующими документами. Записи об этих документах должны быть сделаны на внутренней стороне обложки трудовой книги, и обязательно заверены печатью организации и подписью (с расшифровкой) руководителя. Все последующие изменения делаются уже ниже этой записи, но без зачёркиваний.
В том случае, если ошибка была допущена на предыдущем месте трудовой деятельности, то исправление может быть внесено нынешним работодателем только после того, как будет получен соответствующий официальный документ от бывшего руководителя его подчинённого. Стоит также отметить, что запись верных сведений о сотруднике может быть внесена в трудовую книгу только после того, как ранее сделанные записи будут признаны недействительными.
Подшиваем вкладыш
Вкладыш в трудовой книжке делается в тех случаях, когда заканчивается основной раздел, и ставить новые записи – некуда. Если осуществляется оформление трудовой книжки со вкладышем, то его подшивают (вклеивают) в тот раздел документа, где не хватает места, или в самом конце трудовой книжки. На трудовых книжках со вкладышами обязательно должна стоять отметка об этом вложении, а также – номер и серия вкладыша. Здесь стоит учесть один важный нюанс – вкладыш без самой трудовой книжки становится ничего не значащей бумажкой.
Оформляем дубликат
Если работодатель узнаёт от подчинённого о том, что тот потерял свою трудовую книжку, он должен будет оформить за короткий период дубликат этого документа. Но прежде, чем эта процедура будет осуществлена, сам работник обязан написать соответствующее заявление на имя своего руководителя. Дубликат трудовой книги выдаётся представителями из отдела кадров не позднее, чем через 15 дней после получения заявления.
Итак, что же должно присутствовать в дубликате?
- Информация о суммарном стаже трудовой деятельности сотрудника, до того, как он устроился работать в нынешнюю компанию;
- Сведения о работе в рамках нынешнего предприятия и данные о наградах и присвоении званий (если таковые имеются).
Иногда дубликат трудовой книжки выдаётся в тех случаях, если ранее в оригинале была сделана запись об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, в дальнейшем признанная недействительной. В таком случае в дубликат трудовой книги нужно перенести все записи документа-оригинала, кроме тех, что признаны недействительными.
На первом листе копии трудовой книжки ставится штамп с надписью «Дубликат» или оформляется аналогичная запись вручную.
Заносим в трудовую книгу сведения о работе по совместительству
Сведения о работе по совместительству обычно заносятся в трудовую книжку работодателем с основного места деятельности сотрудника. Также руководитель этого предприятия наделён полномочиями для создания записи о расторжении трудового договора по совместительству. Остальные же сведения о совмещении должностей начальник с основной работы записывать не имеет права. Вообще зачастую временная работа сотрудника никак не отображается в графах трудовой книжки, она лишь закрепляется составленным между служащим и временным работодателем договором.
Особенности оформления записи о переводе на другое место деятельности
Если работник хочет перевестись на постоянное место работы в другую организацию, запись об этом делается специалистом из отдела кадров в разделе сведений о работы, в третьей графе. Создавая такую запись, необходимо обязательно указать причину перевода (по инициативе работодателя или же по личному желанию работника).
Новый руководитель делает запись о приёме человека на работу в этом же разделе, в строке ниже, обязательно указав, что работник вступил в должность по переводу.
Если причиной увольнения сотрудника является переход на выборную должность в другой организации, то на прежнем месте работы в его трудовой книге должны записать название предприятия (куда осуществляется перевод), причину увольнения и сделать ссылку на соответствующий пункт правил трудового кодекса, на основании которого, собственно, и осуществляется перевод.
Как выдаётся трудовая книжка? Проставление печатей.
Выдача увольняющемуся сотруднику трудовой книжки осуществляется непосредственно в день увольнения. В том случае, если работник не смог забрать этот документ вовремя, руководство организации направляет ему уведомление о том, что он должен явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на пересылку документа по почте.
Если такое уведомление было отправлено, то в дальнейшем предприятие не несёт ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки. Когда сотрудник приходит за документом, трудовую книгу ему выдают на руки в течение трёх дней.
Если же задержка выдачи возникает по вине работодателя, то он должен будет выплатить работнику в денежном эквиваленте все дни просрочки. Точкой отсчёта в этом случае будет день увольнения работника. Новый день увольнения назначается работодателем посредством оформления приказа и создания соответствующей записи в трудовой книжке. Созданная ранее запись об увольнении признаётся недействительной.
Если работник умер, то его трудовая книжка выдаётся на руки родственникам после предоставления ими соответствующего заявления, или же высылается почтой.
Отдельно стоит сказать по поводу применения печатей при первом заполнении трудовой книжки. Обойтись без этого атрибута нельзя никак, но работодателям не стоит слишком увлекаться проставлением печатей, равно, как и забывать о них совсем. Печать ставится как удостоверение для каждой записи, сделанной в трудовой книжке.
Сейчас удостоверяющей является печать именно предприятия, в то время как оттиск отдела кадров в трудовой не наделяет запись юридической силой.
Как оформляются трудовые книжки у частных предпринимателей?
Ещё хотелось бы сказать об оформлении трудовой книжки частными предпринимателями. Если в государственных учреждениях записи в таком документе о произведённых действиях со стороны сотрудника или работодателя могут делаться через несколько дней, то индивидуальный предприниматель вносит такие изменения сразу же, в первый день трудовой деятельности нового сотрудника.
В процессе заполнения раздела о награждениях служащего работодатель должен записать вначале полное название ИП в формате заголовка, а потом уже поставить порядковый номер записи и вносить данные о награждениях работника и документах, на основании которых они были сделаны.
Если работник увольняется, в его трудовой книжке делается соответствующая запись на основании изданного приказа об увольнении. Дата создания этой записи должна соответствовать дате выхода приказа.
При оформлении трудовой книжки индивидуальным предпринимателем запись о наименовании организации делается полностью (не должно быть сокращений типа ИП, пишут название целиком: «Индивидуальный предприниматель Иванов»). Если частный предприниматель принимает на работу нового сотрудника, у которого ещё нет трудовой книги, то он должен оформить на него трудовую книжку. При этом деньги за оформление потом вычитаются из заработной платы служащего.
