Ситуация, когда утеряна трудовая книжка сотрудника, а вместо неё срочно требуется выдача новой (дубликата), наверняка знакома многим кадровым работникам. При таком положении дел главным вопросом, который волнует не только сотрудника отдела кадров, но и работника, потерявшего трудовую книгу, является тот, который касается правильного оформления дубликата документа.
Люди, сталкивающиеся ранее с оформлением дубликата трудовой книги, говорят о том, что в этой процедуре есть масса сложностей. Связаны они, в основном, с проблемами, возникающими при работе кадровых служб. Сейчас информацию о тех случаях, когда выдача дубликата трудовой книги неизбежна, можно найти в Инструкции по правилам заполнения трудовых книг, а также – Правилах ведения и хранения такой документации. В этой статье нами будет рассмотрена непосредственно процедура выдачи дубликата трудовой книги.
Как получить дубликат трудовой книги, если она утеряна самим работником?
Обычно выдача дубликата трудовой книги осуществляется в тот день, когда истекает срок действия оригинального документа. Но существуют и другие случаи, когда от руководителя требуется выдача заверенной копии трудовой книги. Одним из таких случаев является утеря документа работником.
В таком варианте служащий должен незамедлительно подать заявление на имя директора организации, в штате которой он числится. Получив такое заявление, работодатель обязан в течение трёх дней выдать своему подчинённому копию трудовой книжки или выписку из документа, оформленную на основании архивных записей.
Пункт № 31 Правил ведения и хранения трудовых книг гласит, что работодатель должен оформить дубликат утерянной трудовой книжки не позднее, чем через 15 суток после получения заявления об этом от работника. Стоит также отметить, что в своём заявлении работник должен написать не только просьбу о выдаче дубликата трудовой книги взамен утерянного оригинала, но и обозначить обстоятельства, при которых эта самая трудовая книжка была утеряна.
Руководитель предприятия должен знать, что при оформлении копии трудовой книги нужно на титульной странице в правом верхнем углу написать слово «дубликат».
Очень часто случается так, что при потере трудовой книжки утрачивается информация о стаже не только с текущего места работы, но и с предыдущих. Что делать владельцу документа в таком случае? Сотрудник отдела кадров с последнего места работы при заполнении дубликата трудовой книжки должен, в первую очередь, прописывать сведения о непрерывном стаже работы сотрудника до прихода на должность в данную компанию (причём данная информация должна подтверждаться определённым набором документов, предоставляемых самим работником).
Если информации по поводу прежней трудовой деятельности человека будет недостаточно, то в дубликат документа вносятся лишь те сведения, которые имеются в наличии. Оригинал трудовой книги возвращают сотруднику лишь после того, как с него будут сняты все копии и на них проставлены печати и подписи руководящих лиц.
Любой работодатель обязан помочь своему подчинённому в восстановлении утерянной трудовой книжки. И если речь идёт о копии трудовой книжки, то её оформляют на основании предоставленных работником справок и приказов, а также – копий оригинального документа. Все эти справки дают возможность сотруднику документально подтвердить свой стаж работы.
Возможна ли выдача дубликата трудовой книги на основании её копии?
Статья 65 ТК РФ говорит о том, что если на работу устраивается человек, который ранее потерял трудовую книжку, новый работодатель может выдать ему дубликат документа на основании представленной оригинальной копии. При этом получить его человек сможет только после подачи руководству компании соответствующего письменного заявления.
В Трудовом кодексе также сказано, что хранение, заполнение, изготовление бланков для дубликатов трудовых книжек, а также их форма заполнения регулируются правительством Российской Федерации.
В Правилах заполнения и хранения трудовых книжек (пункт № 31) отмечено, что сотрудник, обнаруживший утерю трудовой книжки, должен незамедлительно и в срочном порядке известить об этом руководителя с текущего места трудовой деятельности.
Согласно описанным выше положениям работник, потерявший трудовую книжку, может обратиться к руководителю по месту нынешней либо же прошлой своей работы, и это будет совершенно законно. Руководитель предприятия, к которому обратился служащий с просьбой сделать дубликат трудовой книги по имеющейся копии, не имеет права отказать ему в этом.
Относительно процесса оформления дубликата трудовой книжки в Правилах (пункт № 32) записано следующее:
В копии документа обязательно отображается информация о стаже трудовой деятельности работника, причём независимо от того, был ли он до поступления на нынешнюю работу общим или непрерывным. Эти данные должны подтверждаться рядом документов (справок, выписок, приказов).
Обязательно нужно прописывать в дубликате трудовой книги сведения о трудовой деятельности и наградах, полученных служащим на последнем месте трудовой деятельности.
Обратиться к работодателю за помощью при необходимости оформления дубликата трудовой книжки может каждый сотрудник. Причинами же для такого обращения могут стать следующие факторы:
- Непригодность трудовой книжки для дальнейшего использования;
- Утеря документа.
Отметим также, что выдача дубликата трудовой книги не всегда осуществляется по просьбе работника. Иногда этот процесс происходит по инициативе руководителя организации.
Независимо от того, есть ли у работника копия утерянной трудовой книги, ему всё равно придётся собирать справки, приказы и выписки из оригинала этого документа, посещая предыдущие места работы. При этом стоит учесть, что если утеря произошла по вине сотрудника, то и восстановлением документа он должен будет заниматься полностью сам.
Если же трудовую книжку потерял работодатель, то восстановление её, естественно, ложиться на него. директор, по вине которого была утеряна трудовая книга служащего, должен будет самостоятельно обращаться к руководителям с предыдущих мест трудовой деятельности своего подчинённого, и просить их о предоставлении необходимой документации для восстановления документа.
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Нужно ли заверять записи?
Отдельным вопросом при восстановлении утерянной трудовой книжки является тот, который касается правил заполнения дубликата и заверки записей в нём.
Во всех разделах копии трудовой записи нумеруются только лишь арабскими цифрами. Это же требование касается и дат. Например, если сотрудник был принят на должность 26 февраля 2015 года, то в трудовой книжке эта дата прописывается как 26.02.2015. все записи в этом документе необходимо делать шариковой ручкой синего, чёрного или фиолетового цветов. При этом сокращений быть не должно (так как это запрещено действующим трудовым законодательством), все отметки пишутся полностью.
Если оформляется дубликат трудовой книги, то на его титульной странице обязательно делается соответствующая пометка (надпись «дубликат» ставят в правом верхнем углу первого листа копии документа). Далее титульный лист оформляется так же, как и в обычной трудовой книжке. То есть, указывается ФИО сотрудника, его дата рождения, сведения об образовании, а также – полученная профессия (прописывается на основании предоставленного работником документа об образовании).
Если человеку нужно получить копию своей трудовой книжки, но он на данный момент времени нигде не работает, для получения необходимого документа ему нужно обратиться в нотариальную контору. Если на руках работника имеется заверенная копия трудовой книги от работодателя, то он должен учитывать, что срок её действия составляет всего 1 месяц. Копия данного документа, завизированная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия. В этой ситуации также стоит учитывать, что если по истечении одного месяца в дубликат трудовой были внесены какие-то записи, то они считаются недействительными.
Итак, вот основные причины, в соответствии с которыми может быть выдан дубликат трудовой книги:
- Если документ был утерян. Человек, потерявший трудовую книжку, должен сразу же сказать об этом руководителю той компании, в которой он сейчас трудится. Также от него потребуется написание заявления, в котором указывается просьба о выдаче дубликата. Не позднее, чем через 15 дней после принятия заявления работодатель должен выдать своему подчинённому дубликат трудовой книжки действующего образца.
- Замена трудовой книжки на дубликат требуется и в случае, когда документ пришёл в негодность (например, сгорел во время пожара).
- Поменять оригинал трудовой книги на дубликат можно и в том случае, если сотрудник был несправедливо обвинён, а потом – оправдан.
- Дубликат трудовой книги делается и в том случае, если в неё была внесена недействительная запись об увольнении работника или его переводе на другую должность (в другую организацию).
- Необходимость в получении заверенной копии трудовой книжки возникает и в том случае, когда она была утрачена в результате чрезвычайных происшествий (техногенных катастроф, войны, стихийных бедствий).
Особенности оформления дубликата трудовой книги уволившемуся сотруднику
Большинство предприятий имеет среди многочисленных структурных подразделений и такую организацию как отдел кадров. Её сотрудники не понаслышке знакомы с ситуациями, когда работник теряет трудовую книжку и ему требуется выдача её дубликата. И если такой человек до сих пор трудится на благо компании, то принцип оформления копии этого документа будет стандартным, а сама процедура сложностей не вызовет. Но вот что делать тем, кто на момент утери трудовой книги уже не работает в компании?
Иногда работникам отдел кадров приходится сталкиваться с ситуациями, когда служащий, давно уже уволившийся из их организации, подаёт заявление о необходимости выдачи дубликата трудовой книги. При всём этом такой человек мог поменять ещё с десяток рабочих мест после увольнения из данной фирмы. По этой причине кадровики отказывают ему в выдаче требуемого документа, что является неправомерным и незаконным.
Согласно действующему трудовому законодательству, при утере трудовой книги работник должен незамедлительно оповестить руководителя той компании, в которой он работал последний раз. И при получении запроса то такого работника руководитель не имеет права отказывать ему, а должен в течении 15 дней выдать требуемый документ, заверенный своей подписью и печатью фирмы.
