Определение потребности организации в персонале

Разновидности потребностей в профессиональных кадрах

Каждое планирование потребностей в персонале представляет собой комплексную и чётко продуманную систему действий, главными функциями которых является достижение намеченных целей. Комплекс мер в такой системе направлен на обеспечение предприятия квалифицированными кадрами в различные периоды времени. Вторым важным аспектом системы планирования является направленность на формирование систем отбора и обучения нового персонала.

Процесс планирования потребности в кадрах разделяется на два типа:

  • Стратегический – предполагает поиск новых работников в перспективе (то есть, на будущее, когда предприятие будет расширяться и модернизироваться). Необходимость в профессиональных кадрах в этом варианте определяется в долгосрочной перспективе, с учётом выбранного курса деятельности компании и требуемых квалификаций;
  • Ситуативный. Данный тип планирования предполагает поиск сотрудников, в которых компания нуждается в определённый промежуток времени. В этом варианте руководство обращает внимание, прежде всего, на текучесть кадров (сколько человек ушло в отпуск, кто находится на больничном или в декрете и т.п.)

Вообще идеальным вариантом считается планирование потребностей в персонале на различные периоды времени, которые могут быть такими:

  • Краткосрочный период на срок до 1 года;
  • Среднесрочный промежуток времени сроком от 1 года до 5 лет;
  • Долгосрочный временной промежуток, протяжённость которого превышает 5 лет.

Процедуру планирования потребности в персонале можно рассматривать и с точки зрения качественных и количественных характеристик.

Качественная потребность связана с поиском персонала определённой квалификации, имеющего опыт работы и нужный уровень образования;

Количественная потребность заключается в поиске определённого количества кадров с различным уровнем профессионализма.

Определение потребности организации в персонале

Какими факторами обусловлено наличие потребности в персонале?

В кадровом менеджменте выделяют несколько факторов, оказывающих прямое или косвенное воздействие на процессы планирования потребности компании в новых кадрах. Такие факторы могут быть как внешними, так и косвенными.

Внешние факторы

Технологический прогресс. Совершенствование технологий зачастую приводит к значительному облегчению производственного труда, его автоматизации. Естественно, возникает необходимость в переподготовке квалифицированных кадров.

Рынок труда. В этом направлении определяющими будут несколько факторов в совокупности. Имеют значение спрос и предложение в различных сегментах рынка труда, текущее положение дел в отношении демографической ситуации, задействование служб занятости в профессиональной переподготовке кадров, качество предоставляемого учебными заведениями образования, уровень безработицы в стране или регионе.

Кадровая политика, проводимая конкурентными компаниями. Руководству организации нужно постоянно проводить анализ методов, используемых конкурентами для повышения эффективности работы персонала, а затем, на основе его результатов, изменять собственную стратегию проведения кадровой политики.

Потенциал кадров. Этот фактор является ключевым в процессе реализации маркетингового плана. При грамотном подходе к распределению персонала и верном определение профессионального потенциала сотрудника руководитель организации сможет закрывать имеющиеся вакансии в максимально короткие сроки.

Цели компании. Любая организация создаётся для достижения каких-то целей (краткосрочных или долгосрочных). По этой причине планирование развития различных сфер деятельности компании (в том числе и в направлении определения потребности в работниках), основывается на равномерном развитии всего предприятия целиком.

Перемены в законодательстве. Появление этого фактора не всегда можно спрогнозировать, поэтому представители кадровых структур при планировании потребности в персонале должны брать во внимание возможность изменений в трудовом законодательстве.

Финансовые ресурсы. Данный фактор очень важен, поскольку от него во многом зависит эффективность проводимой кадровой политики.

Определение потребности организации в персонале

Косвенные факторы

Среди косвенных факторов, оказывающих влияние на определение потребности в кадрах, можно выделить:

Стабильность политической обстановки в стране. Различные политические волнения часто приводят к изменениям в действующем трудовом законодательстве, что отражается и на эффективности поиска персонала;

Состояние рынка сбыта товаров. На фоне уменьшения потребности рынка в той или иной продукции резко увеличивается конкуренция между компаниями, производящими её. Такое положение дел может послужить основанием для увольнения наёмных работников. И наоборот, если рынок стабилен – потребность в товарах возрастает и предприятию требуется дополнительный персонал для расширения производства.

Внутренние факторы, связанные с изменениями деятельности организации и предполагающие переход на производство нового типа продукции.

Из каких этапов состоит планирование потребности в персонале?

Систему планирования потребности в профессиональных ресурсах можно разделить на три больших этапа:

  • Анализ ресурсов компании;
  • Изучение потребности в кадрах за прошлый период;
  • Принятие решения о наборе или увольнении персонала.
  • Анализ собственных ресурсов

Проведение этого этапа необходимо для того, чтобы определить, сможет ли предприятие в дальнейшем удовлетворить потребность в специалистах собственными ресурсами. В этом случае большое значение имеют финансовые возможности организации, её денежный оборот и прибыль.

Анализ потребности в кадрах за прошлый период

На основании результатов такого анализа сотрудники отдела кадров предприятия смогут сделать прогноз относительного того, работники каких специальностей могут понадобиться предприятию в будущем.

Принятие решения

Все решения, касающиеся потребности в профессиональных кадрах, принимаются только в соответствии с действующей на предприятии кадровой политикой. Такие решения будут зависеть от того, нацелена ли организация удержать имеющихся сотрудников и привлечь новых, или нет. Стоит также определить возможные изменения в связи с этим в кадровой структуре компании:

  • В организацию привлекается новый персонал извне;
  • Компания производит переобучение уже имеющегося персонала;
  • Руководство сокращает имеющиеся кадры.
  • Способы определения потребности в персонале

Руководители организации для правильного прогнозирования будущей ситуации с кадрами могут использовать различные техники и методы. Самые популярные и востребованные из них будут перечислены далее.

Определение потребности организации в персонале

Расчёт на основании норм обслуживания

В этом варианте применяются те нормы обслуживания, которые были определены для каждого работника изначально. Обычно их отображают в специальных документах (ГОСТ, СанПиН). Ориентируясь на информацию из этих документов, а также на норму выработки за день и перспективный план производства, рассчитать потребность в кадрах на определённый промежуток времени не составит труда.

Фотографирование рабочего дня

Этот метод известен своей эффективностью, но в то же время он очень трудоёмок. Руководство предоставляет каждому работнику перечень обязанностей, а их выполнение контролирует посредством технологии регистрации во времени (фотографирования). Этот вариант позволяет определить, насколько качественно справляется сотрудник с поставленными задачами, насколько целесообразным является его присутствие на вверенной должности.

На основании полученных данных руководитель предприятия принимает решение относительно объединения или сокращения должностей, а также – открытия новых вакансий.

Экстраполяция

Этот метод позволяет руководству организации смоделировать возникновение потребности в кадрах в будущем, основываясь на нынешней ситуации. Использование метода экстраполяции предполагает учёт множества факторов, в том числе – изменение ситуации в стране (развитие производственной отрасли, деятельность государства в отношении данной отрасли, рост цен и т.п.). Такой способ идеально подойдёт для стабильно развивающихся компаний.

Экспертные оценки

Метод экспертных оценок популярен во многих российских компаниях. В данном варианте потребность в персонале определяется квалифицированными руководителями подразделений и отделов. Они, опираясь на свой опыт и видение развития отрасли в будущем, определяют, насколько необходимы предприятию новые сотрудники и есть ли целесообразность в удержании уже работающих.

Компьютерное моделирование потребности в персонале

Компьютерное прогнозирование потребности в персонале на определённый промежуток времени составляется на основании информации, предоставленной руководителями подразделений. Данный метод для российских предприятий пока ещё является новшеством, поэтому многие руководители используют его неохотно. Способ компьютерного моделирования для определения потребности в профессиональных кадрах подойдёт крупным и быстро развивающимся предприятиям.

А вот небольшим организациям его лучше не использовать, поскольку этот метод влечёт за собой большие финансовые затраты, а также требует привлечения высококвалифицированных специалистов, работающих в области компьютерных технологий.

Формула расчёта потребности в кадрах

Существуют специальные формулы, по которым сотрудники отдела кадров могут вычислять потребность своего предприятия в кадрах. Перед использованием таких формул рекомендуется вначале определиться с теми целями, к которым сейчас стремится компания. Они могут быть такими:

  • Сокращение производственных объёмов и, соответственно, сокращение персонала организации;
  • Сохранение объёмов производства на прежнем уровне и естественное движение рабочего персонала (выход на пенсию, отпуск, увольнение по собственному желанию, декретный отпуск, больничный и т.п.);
  • Увеличение производственных объёмов и наём на работу новых сотрудников.

Для каждого предприятия свойственно предоставление данных с обоснованием производственного роста. При их составлении сотрудники плановых отделов учитывают экономию численности кадров, оказывающую влияние на все сферы производительности труда. Для определения планового количества сотрудников используется следующая формула:

Чспл = Чбп*lq+Э. В ней:

Чспл – это спланированная среднесписочная численность сотрудников;

Чбп – среднесписочная численность работников в базисный период;

lq – индекс, отображающий изменения производственных объёмов в плановом периоде;

Э – изменения численности персонала за определённый период в большую (+) либо меньшую (-) сторону.

Представленный выше вид расчёта потребности в кадрах лучше использовать предприятиям, работающим стабильно, без резких колебаний объёмов производства.

Недавно образованные предприятия и организации, в которых производственная программа ещё отлажена плохо, лучшим вариантом для расчёта будет использование прямого способа определения плановой численности персонала. Следующая формула позволит определить среднесписочную численность персонала на предприятии.

Чспос = Чяв*Ксп. В ней:

Чяв – это численность работников в соответствии с нормативом, установленным для выполнения определённой сменной работы по производству конкретного вида продукции;

Ксп – коэффициент, отображающий количество среднесписочного состава.

Расчёт общего количества вспомогательного персонала производится по тому же принципу, что и основного. Формула в данном случае будет такой:

Чспвс = nbc*S*Ксп. В ней:

Чспвс – это списочная численность вспомогательных сотрудников;

nbc – количество рабочих мест, предназначенных для вспомогательных работников;

S – количество рабочих смен в одних сутках;

Ксп – это коэффициент среднесписочного состава сотрудников.

Данная методика расчётов рекомендуется к применению для рабочих специальностей (крановщики, стропальщики, кладовщики). Чтобы определить плановое явочное количество вспомогательных работников на участках с закреплёнными нормами обслуживания, необходимо разделить общее число объектов на установленные нормы обслуживания.

Определение потребности организации в персонале

Численность служащих в компании определяется на основании усреднённых отраслевых показателей, а если они отсутствуют – то на основании специально разработанных норм. Основой для расчётов, касающихся обслуживающего персонала, служат укрупнённые обслуживающие нормы, а для работников из руководящего состава – нормы управления.

Естественное движение персонала и его влияние на потребность в кадрах

Планируя потребности в персонале для предприятия, руководитель не может не учитывать процесс естественного движения кадров, которое присущ каждой компании. К ситуациям, подходящим под понятие естественного движения кадров, относятся такие случаи:

  • Уход работников естественным способом (декретный отпуск, по болезни или выход на пенсию);
  • Не прохождение сотрудником аттестации;
  • Сезонная смена работников (такой вариант чаще всего встречается на предприятиях, работающих только сезонно).

Стоит отметить, что текучесть кадров может различаться в различных подразделениях одной организации. Самые низкие показатели текучести наблюдаются в среде руководящего персонала, а вот при проведении процедуры расширения производства или массовом найме сотрудников текучка кадров может превышать даже 20% порог.

Определение потребности организации в персонале

Как закрыть потребность в персонале?

Пути закрытия потребностей в профессиональных кадрах разрабатываются руководством после того, как определены и разработаны виды такой потребности. И здесь стоит выделить два основных направления действий:

  • Внутреннее. Изучаются кадровые ресурсы, имеющиеся на предприятии. Если руководителем был выбран данный путь, то он должен быть готов к необходимости повышения квалификации специалистов. Главным преимуществом закрытия потребности в персонале по внутреннему направлению является мотивация для сотрудников. Им предоставляются в данном случае возможности для карьерного роста. Организация же за счёт этого способа уменьшает текучесть кадров.
  • Внешнее. Выбрав это направление, руководство компании обращает особое внимание на новых сотрудников, недавно окончивших ВУЗ, обращается в специализированные центры, занимающиеся подготовкой и переподготовкой специалистов, изучает предложения открытого рынка труда.

Большая часть организаций предпочитает вести поиск нового персонала по активному направлению, позволяющему быстро закрыть имеющиеся вакансии.

Таким образом, планировку потребностей в персонале необходимо начинать с таких действий:

  • Анализирование имеющейся численности персонала, оценка эффективности работы сотрудников;
    Акцентирование внимания на необходимости проводить в будущем обучение персонала, анализирование перспектив развития организации в соответствии с имеющимися потребностями в кадрах;
  • Планирование закрытия вакансий;
  • Анализирование рынка труда в нужном регионе;
  • Составление бюджетного плана;
  • Описание технологии оценки и подбора персонала.
    Правильно определив стратегические потребности предприятия в новых кадрах, руководство тем самым исключит вероятность кадровых рисков.