Любое из крупных предприятий не может полноценно функционировать без эффективной системы управления кадрами. Эта процедура представляет собой особый бизнес-процесс, организация которого должна быть такой, чтобы работники чувствовали себя в должности комфортно, и могли эффективно трудиться на благо компании.
Бизнес-процесс представляет собой последовательность периодически повторяющихся процедур, которые не только взаимосвязаны между собой, но и направленных на то, чтобы создать для потребителей определённые ценности. Очень часто для организации бизнес-процесса представителями компании используются внешние ресурсы.
Особенности бизнес-процессов HR
Прежде, чем рассмотреть основные особенности бизнес-процессов HR, хотелось бы отметить, что они должны курироваться только одним менеджером, который будет нести ответственность за выполнение процесса, и конечный результат, достигнутый по нему. Также следует заметить и тот факт, что на многих предприятиях одновременно могут выполняться сразу несколько бизнес-процессов, каждый из которых имеет классификацию по определённому признаку.
Особое внимание стоит уделить бизнес-процессам, касающимся сферы управления персоналом. Они принадлежат к категории внутренних и своей основной целью выбирают потребителей, принадлежащих к штату предприятия. Чтобы правильно сформировать и провести процесс, необходимо знать как можно больше информации о самом потребителе, ведь именно от него зависят требования, предъявляемые к выполнению тех или иных операций.
Все процессы, направленные на развитие предпринимательства, разделяются на несколько разновидностей. Вообще бизнес-процесс управления персоналом довольно сложно отнести к какой-либо классификации, поскольку он состоит из большого количества независимых друг от друга подпроцессов (к примеру, управляющих, вспомогательных и т.п.).
Характеристики процесса по управлению профессиональными кадрами
Для многих бизнесменов современной формации является важным процесс стабилизации собственного дела, поэтому они и прилагают для этого массу усилий. Для достижения цели ими формируются эффективные бизнес-процессы, которые будут представлены чёткой схемой, значительно облегчающей всю дальнейшую работу. Здесь стоит отметить, что упорядочивать свою деятельность многие предприниматели начинают далеко не сразу после открытия новой организации.
Обычно такие процессы действуют после того, как предприятие достаточно длительный период работало себе же в убыток, и в результате возникла острая необходимость в проведении его реализации. Некоторые бизнесмены используют дополнительные меры, проводя реорганизацию всех отделов своей компании, и оптимизируют трудовую деятельность всех подчинённых.
От того, насколько качественно будет выполнена процедура подбора работников на ту или иную должность, во многом будет зависеть эффективность дальнейшей работы предприятия. И по этой причине подбор квалифицированных кадров является одним из ведущих направлений деятельности отдела HR, отвечающего за управление персоналом. Если в компании процесс подбора персонала и рекрутинг будут упорядочены и отлажены, то это позволит руководству без особого труда обзавестись профессиональными работниками.
Любой бизнес-процесс, связанный с поиском и наймом на работу квалифицированных кадров, регламентируется определённым перечнем документов, которые формируются непосредственными руководителями организации. Практически в каждой организации такие документы имеют идентичную структуру, и поэтому всем рекрутерам приходится работать по похожим между собой схемам, каждая из которых включается в себя девять этапов.
Как происходит отбор персонала в крупных организациях и предприятиях?
HR-процессы создаются специально для того, чтобы помогать руководителям предприятий набирать в свой штат из высококвалифицированных работников.
Процедура рекрутинга обычно начинается с определения тех потребностей, в которых нуждается компания.
Определение потребностей организации
На этом этапе нужно понять, какие именно специалисты необходимы организации для выполнения установленных задач и целей.
Подача и уточнение заявок
Следующий этап работы – подача заявок. После того, как предприятие определилось с тем, какие специалисты, и с каким уровнем квалификации необходимы их организации, наступает время для того, чтобы сотрудниками из отдела HR были поданы заявки на выбор наиболее подходящего кандидата в местные государственные структуры (это может быть центр занятости, различные кадровые агентства и т.п.).
Во всех подаваемых заявках должны быть обозначены требования к потенциальным сотрудникам, среди которых обязательно – наличие опыта работы, владение иностранными языками, определённые профессиональные умения и навыки. Некоторыми работодателями также формируются запросы относительно возраста и пола претендента на должность. Сформированная таким образом заявка передаётся руководителю для того, чтобы он поставил на ней свою подпись, а затем отправляется в соответствующие государственные учреждения.
Чтобы обеспечить максимально качественный бизнес-процесс, специалистам из отдела HR часто приходится делать уточнения к заявкам, поданным руководителями. Те специалисты организации, которые отвечают за проведение процедуры рекрутинга, должны понимать, что им придётся выбирать из большого количества претендентов, и потому необходимо хорошо разбираться в том, кого именно следует принять на должность. В частности, специалист-рекрутер должен будет в обязательном порядке уточнить следующие сведения:
- Как называется заявленная вакансия, и к какому структурному подразделению она принадлежит.
- Почему появилась эта открытая вакансия;
- Сколько подчинённых насчитывается в том коллективе, в котором предстоит работать новому работнику. Какое место займёт в данном коллективе служащий и кто будет исполнять функции его непосредственного руководителя;
- Главные требования, предъявляемые к соискателям на открытую должность;
- Какие обязанности должен будет исполнять новый специалист компании.
Также следует отметить, что та компания, которая хочет найти на должность нового работника, должна корректно и понятно указывать требования к претендентам на открытую вакансию:
- Какой возраст должен быть у потенциального сотрудника?
- Каким уровнем образования должен обладать этот человек?
В некоторых случаях от претендента на должность требуется указание профессиональных навыков по узкому профилю.
Сведения об опыте работы претендента, который обязательно пригодится для выполнения внутренних потребностей предприятия.
Специалисты из HR-отдела должны быть хорошо осведомлены о том, какие именно профессиональные навыки требуются на той или иной должности, какими деловыми и личными качествами должен обладать человек, претендующий на должность, все эти сведения необходимы для проведения более корректного анализа той должности, на которую требуется новый служащий.
Особенности формирования профиля для вакансии
После того, как руководство организации сформировало требования к будущему сотруднику и чётко определило те условия, на которых ему предстоит трудиться в компании, менеджеры из отдела HR должны будут составить общий профиль предлагаемой должности, указав в нём следующую полезную информацию:
Существует ли ограничение по возрасту, и какие обоснования установлены для данных ограничений?
- Существуют ли какие-то требования к семейному статусу, ведь далеко не каждый предприниматель готов трудоустроить на должность служащего, у которого есть маленькие дети.
- Существование требований к уровню образования и профессионализму будущего работника.
- Отсутствие либо наличие определённых навыков, умений и знаний.
- Наличие у руководителя требований к опыту трудовой деятельности служащего и здоровью потенциального работника.
- Наличие у претендента на должность определённых личностных характеристик.
Итак, все требования учтены и профиль должности сформирован. Теперь работник, отвечающий за данный сегмент трудовой деятельности, должен определить комплекс мер, направленных на поиск нового служащего на вакантную должность. Данный документ обязательно нужно завизировать у руководителя предприятия. После совершения данной процедуры документ направляется начальнику отдела, который должен будет провести собеседование с соискателями на должность.
Существует определённых список мероприятий, принадлежащих к бизнес-процессу и предназначенных специально для закрытия вакансии. Вот он:
- Определение профиля той должности, которую требуется закрыть;
- Создание рекламного объявления, которое будет размещаться на интернет-порталах, в средствах массовой информации и других ресурсах медийной направленности.
Определение тех источников, при помощи которых профессиональные рекрутеры будут осуществлять поиск сотрудников на должность.
Формирование отдельного реестра вопросов, необходимых для проведения сложного интервью (обычно такой вариант необходим в тех случаях, когда на предприятии нужно закрыть вакансию по узкой специализации).
Трудовая деятельность HR-специалистов по подбору персонала
После того, как сформированы все требования к открытой вакансии, сотрудники из отдела HR начинают рассмотрение всех источников, из которых к ним в компанию может поступить новый персонал. Это могут быть:
- Специалисты из кадрового резерва;
- Сотрудники, которым приходилось принимать участие в практических мероприятиях, проводимых на данном предприятии;
- Осуществление поиска кандидатов при помощи средств массовой информации;
- Поиск в базах данных бывших работников предприятия. В данном варианте предпочтение отдаётся тем кандидатурам, профессионализм которых у руководителей не вызывает абсолютно никаких сомнений;
- Базы с резюме, созданные специалистами из специального подразделения;
- Поиск претендентов на должность через кадровые агентства и службы занятости;
- Поиск при помощи агентств по кадровому лизингу (предоставляют возможность найти кандидата на временную должность);
- Поиск новых служащих через профсоюзные организации и в средних профессиональных учреждениях;
- Прямой поиск профессиональных работников.
Следует заметить, что бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом, являются довольно-таки сложной наукой, которая требует от специалистов из кадрового HR-отдела особых знаний относительно того, как правильно находить подход к кандидатам на те или иные должности.
Если кандидат претендует на руководящую должность, то HR-менеджер должен будет предложить ему пройти психологические тесты, способные выявить наличие у специалиста квалификации и профессиональных качеств, обязательно необходимых для осуществления трудовой деятельности на занятой должности. Для тестирования таких кандидатов обычно используют специальные психологические тесты, например, тесты Лири, Айзенка, Кеттела, Меграбяна, Кейрси и т.п.
Кто может войти в число кандидатов на получение вакантной должности?
Выполняя вышеперечисленные меры бизнес-процесса, предприятию удаётся ежедневно получать от различных кандидатов огромное количество резюме для замещения вакансий. Все эти обращения в обязательном порядке обрабатываются, а полученная информация сразу же заносится в специальные базы данных. Если HR-менеджеру нравится претендент на должность, он звонит ему по телефону и приглашает на собеседование в компанию.
Иногда менеджеры по кадрам предпочитают проводить собеседование в телефонном режиме, которое также позволяет отсеять часть претендентов из общего числа. Если соискатель попал в число тех, кого пригласили на собеседование в офис после предварительной телефонной беседы, то ему будет предложено заполнить анкету (а иногда – и несколько анкет с определённым перечнем вопросов).
После этой процедуры кандидату на открытую вакансию предстоит ещё пройти устное собеседование, на основании результатов которого менеджер по кадрам делает вывод, стоит ли брать на работу такого человека, или нужно подыскать другую кандидатуру. Если результат первого собеседования будет положительным. То претендента на должность допускают к следующему этапу бизнес-процесса.
На сегодняшний день большинство компаний проводят с соискателями дополнительные психологические тесты. Руководствуясь результатами такого тестирования, сотрудник-психолог из организации должен написать заключение, перечислив важные качества личности соискателя на должность. Также в заключении стоит указать, насколько личностные характеристики человека соответствуют той должности, на которую он претендует. Иногда психолог в своём заключении также указывает те сложности, которые могут возникать в период адаптации после трудоустройства на новую должность.
Линейность бизнес-процесса как основополагающий аспект успеха
Итак, соискатель успешно прошёл собеседование у специалиста из отдела HR. Теперь его допускают на следующий этап, на котором ему предстоит убедить линейного менеджера в том, что именно он достоин занять предлагаемую должность. Зачастую бизнес-процессы, состоящие из нескольких собеседований, имеют более сложную структуру. Именно на повторных собеседованиях частенько звучат каверзные и неудобные для работника вопросы, на которые он обязан дать правильный и разумный ответ. Обычно такие вопросы имеют узкоспециализированную направленность.
Специалист из отдела HR передаёт кадровому менеджеру все данные, собранные о потенциальном служащем. Сюда относятся заполненная анкета и результаты проведённых испытаний. Собеседование же с непосредственным руководителем организации может проводиться как на следующий день, так и в тот же день, что и со специалистом из отдела кадров.
После того, как собеседование будет завершено, руководитель или ответственный за набор персонала специалист должен выслать кандидату извещение о принятом решении. В большинстве организациях данная часть бизнес-процесса становится обязательной. В процессе проведения интервью с соискателем специалист компании, принадлежащий к руководящему звену, старается выяснить у потенциального работника как можно больше информации о его личности и профессиональных качествах, что поможет сделать работу предприятия более эффективной и качественной.
Безопасность организации как главный нюанс
При трудоустройстве на должность нового персонала одним из ключевых моментов является безопасность компании. И поэтому, если руководитель принимает решение взять на должность того или иного кандидата, он обязательно отправляет все данные о нём для проверки в службу безопасности. В последнее время значительно участились случаи, когда работника принимали на должность, он успешно проходил обучение, но после этого выяснялись некоторые нелицеприятные факты о нём.
Например, руководитель определял, что у нового сотрудника – много неоплаченных кредитов, или же он в прошлом имел судимость.
Сотрудники из службы безопасности, получив данные о новом работнике, обязаны в трёхдевный срок проверить их, и представить своё заключение в отдел HR. Если за новым работником числятся какие-то серьёзные нарушения законодательства, то вероятность того, что он сможет получить желаемую должность на предприятии, и начать трудиться, очень низка.
После получения сведений из службы безопасности специалист HR-отдела должен произвести ещё одну проверку – рекомендаций с предыдущих мест работы, на которых трудился сотрудник. В рамках установленного бизнес-процесса специалисту нужно будет позвонить по всем предыдущим местам работы потенциального служащего, и уточнить сведения, касающиеся должности, профессионализма, обязанностей и причин увольнения интересующего работника.
Особенности приёма служащего на должность
Завершающим этапом бизнес-процесса является принятие решения о закрытии вакантной должности посредством её замещения выбранным сотрудником. После прохождения претендентом на должность всех необходимых испытаний, и отсутствия всяческих препятствий, касающихся приёма на работу, специалисты из отдела кадров формируют решение о приёме данного человека на официальную работу.
После этого кадровик передаёт руководителю компании все данные, которые имеются у него на нового работника. Начальник должен представленную информацию изучить, а затем на её основании подписать приказ о назначении на должность нового служащего. Иногда руководители предпочитают проводить собеседования с потенциальными подчинёнными самостоятельно, без помощи специалистов из отдела кадров.
Когда вынесенное решение о приёме на работу нового сотрудника будет официально подтверждено руководителем (он должен поставить на документе свою подпись), менеджер из HR-отдела направляет новичка в отдел кадров, где ему помогут оформить надлежащим образом нужные документы. Однако на данном этапе бизнес-процесс по подбору персонала не заканчивается, поскольку есть ещё несколько частей, которым стоит уделить внимание.
Если на каком-то из этапов проверки выясняется, что претендент на должность не соответствует заявленным требованиям, специалист из отдела HR говорит ему об этом, давая тем самым официальный отказ в приёме на работу. При этом анкета соискателя сохраняется в базе данных в течение всего периода, установленного для хранения документов, либо до тех пор, пока в организации не появится другая должность, на которую этот человек подойдёт.
Детали предоставления рабочего места претенденту
Итак, официальное уведомление о приёме на должность получено работником, и он теперь может приступать к своим трудовым обязанностям. Работодатель обязан также сообщить своему новому подчинённому дату начала трудовой деятельности либо испытательного срока (с указанием периода его продолжительности). При составлении бизнес-процессов руководители многих организаций опираются на действующее законодательство, и поэтому в них присутствуют требования относительно прохождения медицинской комиссии.
При трудоустройстве претендент на должность обязан предоставить сотрудникам из HR-отдела следующий пакет документов:
- Трудовая книжка;
- Копия паспорта;
- СНИЛС;
- Идентификационный номер налогоплательщика;
- Ксерокопия военного билета;
- Ксерокопия документа о высшем образовании (с вкладышами);
- Фотографии 3*4 (их количество будет зависеть от требований, установленных в компании);
- Ксерокопия свидетельства о браке, документов о разводе, а также – копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей.
Руководствуясь требованиями данного бизнес-процесса, некоторые из работодателей требуют от новых сотрудников предоставления пакета дополнительной документации. Это могут быть: ксерокопия водительского удостоверения, копии страниц заграничного паспорта, медицинскую справку, подтверждающую прохождение медицинского осмотра и другие типы документов.
В отделе кадров новому служащему предлагают написать заявление на имя руководителя компании с просьбой принять его на конкретную должность. В дальнейшем данное заявление визируется подписями руководителей и начальника того подразделения, в котором предстоит работать служащему. После проставления подписей данный документ направляется в отдел HR, где и происходит окончательное оформление на работу нового сотрудника.
Специалистами этого же отдела формируется приказ о приёме на работу, впоследствии направляющийся непосредственному руководителю фирмы на подпись. Сотруднику из отдела кадров нужно будет познакомить нового служащего с важной документацией, регламентирующей деятельность каждого из работников на своём посту. К таким документам принадлежат:
- Условия трудовой деятельности;
- Приказ о зачислении в штат сотрудников;
- Внутренний распорядок и правила поведения в компании;
- Трудовой договор;
- Должностные инструкции;
- Требования к сохранению государственной тайны (если в процессе трудовой деятельности служащему придётся с ней сталкиваться).
Заключительные фазы бизнес-процессов
Когда сотрудник был принят в рабочий штат организации, бизнес-процесс можно считать фактически завершённым. Специалисты из HR-подразделения должны будут первое время сопровождать нового сотрудника, демонстрировать ему особенности трудовой деятельности на занимаемой должности. То есть, главной задачей работников отдела на данном этапе является помощь в адаптации новому человеку.
С этой целью ими проводятся разнообразные тренинги, семинары и прочие мероприятия подобного рода, на которых новичкам рассказывают о целях деятельности компании, правилах поведения в ней, функциональных особенностях, а также – наличии возможностей для личностного и карьерного роста.
В этих случаях бизнес-процесс разделяется на большое количество этапов, идущих последовательно, друг за другом. Среди них наиболее важным считается этап приёма на ту или иную должность. Когда руководитель видит, что подчинённый активно вовлечён в трудовой процесс, выдвигает новые интересные идеи, и всячески проявляет себя, то он предлагает ему пройти специальные тренинги и курсы повышения квалификации, которые бы могли помочь ему усовершенствовать профессиональные качества.
Существующий бизнес-процесс позволяет вовлекать каждого из сотрудников предприятия в трудовой процесс, и в целом – в жизнь предприятия. Для них руководством организовываются деловые мероприятия, праздники и корпоративы. Новички могут принимать в таких акциях участие или же быть на них обычными зрителями.
Отказаться от посещения мероприятия работник не может, а менеджер из отдела HR должен обязательно ему объяснить, что на предприятии существуют какие-то свои нормы и правила поведения, определённые ценности, которые необходимо учитывать в ходе выполнения должностных обязанностей. Иногда нюансы бытового характера, касающиеся деятельности производственной компании разъясняет новичку непосредственный руководитель или же сотрудник из отдела кадров.
Вышеописанный бизнес-процесс является весьма объёмным, и потому при его внедрении на производстве ни один из работников не остаётся обделённым вниманием. Это даёт возможность новичку чувствовать себя комфортно, работая в организации и более эффективно выполнять те задачи, которые поставило перед ним руководство компании.
Сейчас многие крупные организации не ищут работников на руководящие должности на стороне. они стараются взращивать такие кадры внутри компании, из тех специалистов, которые уже работают если служащий хочет продвинуться по карьерной лестнице вверх, ему просто необходимо проявить себя перед начальством с лучшей стороны.
