Как правильно оформить приём сотрудника на работу

Каждому человеку хотя бы раз в жизни приходилось сталкиваться с официальным трудоустройством на новую должность (в новое предприятие). Главным аспектом в данном процессе является правильное оформление приёма новенького сотрудника на должность. Обычные граждане, как правило, не вникают в процедуру трудоустройства, и плохо ориентируются в информации, написанной в Трудовом кодексе. И совершенно зря!

Знание законов в области трудового права позволит избежать многих ошибок и неточностей при трудоустройстве. И поэтому данную статью мы посвятим особенностям и нюансам устройства на новую должность.

Начальный этап приёма служащего на работу

Итак, человек долгое время находился в поиске хорошей работы. Наконец, искомая должность была найдена, и теперь у соискателя возникает вопрос – а как же правильно пройти процедуру трудоустройства? В первую очередь здесь нужно будет собрать целый пакет документов, в котором обязательно должны присутствовать:

  • Удостоверяющий личность документ. Чаще всего это паспорт, но в исключительных случаях допускается предоставление новым сотрудником другой документации.
  • Военный билет или воинская книжка.
  • Свидетельство о том, что человек зарегистрирован в системе государственного пенсионного страхования.
  • Трудовая книжка.
  • Свидетельство о получении гражданином средне-специального образования или диплом о высшем образовании.

Многие предприятия и компании требуют от новичков прохождения медицинской комиссии при трудоустройстве. Правда, в некоторых организациях условие предоставления такого документа не является обязательным. Вместе с тем стоит заметить, что некоторые профессии и должности требуют от сотрудника хорошего здоровья, и поэтому обязательно нужно предоставлять сведения об отсутствии медицинских противопоказаний к выполнению определённой работы.

Зачем вообще нужна трудоустраивающемуся работнику медицинская комиссия? Медосмотры необходимы для того, чтобы снизить до минимума риск возникновения на производстве травмоопасных и аварийных ситуаций. Они могут возникать из-за скрытых сотрудником заболеваний и внезапно развивающихся на их фоне приступов. Также наличие медицинского освидетельствования у нового работника позволит избежать конфликтных ситуаций, связанных с психической неадекватностью работника.

Осмотр медицинскими специалистами при трудоустройстве важен ещё и для того, чтобы руководство не беспокоилось относительно дальнейшей аттестации рабочих мест. Отсутствие медицинских справок у трудоустраивающегося работника может в дальнейшем обернуться неприятностями и дополнительными материальными затратами для работодателя. Если обнаружиться, что у служащего – слабое здоровье, то руководителю предприятия придётся создавать для него дополнительные льготы и привилегии.

При этом сотрудник уже будет претендовать на дополнительные компенсационные выплаты (регресс), так как доказать, что он устроился на работу уже с заболеванием будет очень сложно. И если работнику удастся доказать, что болезнь носит производственный характер, пройдя при этом специальную комиссию МСЭК, то ему будут выплачены деньги по регрессу. Естественно, для работодателя этот вариант нежелателен, поскольку влечёт за собой большие материальные издержки.

Как правильно оформить приём сотрудника на работу

Оформление документов при приёме на работу

Когда будущим работником собраны все необходимые документы, начинается процедура его оформления на вакантную должность. Приём на работу полностью курирует специалист из отдела кадров предприятия. Новому работнику для начала необходимо будет написать заявление. Хотя здесь стоит отметить, что заявление с просьбой о приёме на работу не является обязательным документом, однако на усмотрение работодателя его всё же могут попросить написать в отделе кадров. При возникновении в дальнейшем каких-либо трений и судебных разбирательств с руководством данное заявление может оказать большую помощь как работодателю, так и сотруднику.

В заявлении кандидат должен обязательно написать, на какую должность он претендует, и на каких условиях соглашается работать. Следует отметить, что в законодательстве не описан какой-либо формат, в котором стоит составлять заявление о приёме на должность. В большинстве случаев этот документ рекомендуется писать на листах формата А4, от руки. О том, как правильно составить такое заявление, лучше всего спросить у кадровых специалистов на предприятии. Как правило, требования к этому документу вырабатываются индивидуально руководителем организации.

Зачастую заявление о приёме на работу составляется в форме просьбы на имя главного руководителя компании с обязательным указанием должности либо специальности, на которую претендует соискатель.

Составление трудового договора

Отдельного внимания достойна процедура составления трудового договора. Заявление о приёме на должность – это лишь первый этап трудоустройства. Далее новому сотруднику будет предложено ознакомиться с локальными нормативными актами, действующими в рамках данного предприятия. В их числе будут и такие документы:

  • Рекомендации и требования по охране труда;
  • Рекомендации относительно соблюдения внутреннего распорядка на предприятии;
  • Общие положения об аттестации;
  • График смен и работы;
  • Должностная инструкция;
  • Положения об оплате труда;
  • Коллективный договор.

Руководитель должен учитывать необходимость составления трудового договора в двух экземплярах. Один из них будет сохраняться в организации, а второй отдаётся на руки работнику. На первом экземпляре служащий должен поставить свою подпись, подтверждающую, что второй экземпляр был им получен.

Какая информация должна отображаться в трудовом договоре?

  • Данные об организации, в которую устраивается человек, с обязательным юридическим адресом расположения;
  • Обязанности нового работника. Занимаемая должность согласно штатному расписанию, профессия, квалификация и специальность, а также – конкретный тип выполняемой работы;
  • Обязательно стоит указать дату начала трудовой деятельности. Если договор имеет срочную форму, то в нём указывают точный срок действия и те причины, которые послужили основанием для составления данного документа;
  • С новым сотрудником обязательно оговариваются условия оплаты труда. Очень часто работодатели грубо нарушают данный пункт трудового договора, указывая лишь ссылку на штатное расписание. Такое положение дел является недопустимым, поскольку в договоре должна быть чётко прописана сумма заработной платы;
  • При составлении трудового договора нужно обязательно обозначить рабочий график, время, отводимое на выходные и отпуск. Правда, здесь существует одна поправка. Такие данные стоит прописывать, только если они являются индивидуальными и отличаются от общеустановленных;
  • Также в трудовом договоре должна присутствовать информация, касающаяся условий труда, только если они являются опасными и вредными для здоровья. Если трудовая деятельность на предприятии слишком вредна, то сотрудник может рассчитывать на дополнительный отпуск один раз в году, а также – лечебно-профилактическое питание.

Как правильно оформить приём сотрудника на работу

Оформление приказа об устройстве на работу и создание записи в трудовой книжке

Сразу после заключения трудового договора представителю кадровой службы предприятия нужно составить приказ о приёме на должность нового сотрудника. Именно договор становится главным основанием для составления приказа, в соответствии со статьёй 68 Трудового Кодекса РФ.

Приказ о приёме на работу представляет собой особый документ, своего рода разрешение или одобрение руководителем осуществления на предприятии процедуры трудоустройства нового персонала. Оформление такого документа осуществляется в строгом соответствии с регламентом и требованиями к заполнению учётных первичных документов, утверждёнными Государственным комитетом статистики.

Все оформляемые документы должны быть в обязательном порядке представлены новому работнику в течение трёх дней после начала его трудовой деятельности. В соответствии со статьями 62 и 68 Трудового кодекса РФ работнику (по его письменной просьбе), может быть выдана копия составленного приказа.

Составленный приказ о трудоустройстве нового работника служит основанием для занесения соответствующей записи об этом в трудовую книжку новоявленного служащего (в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса). Также на нового сотрудника обязательно должна быть заведена личная карточка, соответствующую форме Т-2.

Если на должность принимается научный работник, то при заполнении личной карты за основу берётся форма Т-4. Та информация, которая прописана в приказе, обязательно переносится в учётные документы по труду. После этого нового служащего оформляют в бухгалтерии. Там на его имя открывают личный счёт в соответствии с формой Т-54 (т-54а). На него впоследствии будет перечисляться заработная плата служащего.

Вышеописанный этап трудоустройства по своей сути предшествует заключительному. Последним же пунктом процедуры является внесение в трудовую книжку специалистом из кадровой службы записи о том, что работник принят на такую-то должность. Если у человека пока ещё нет трудовой книжки, её, естественно, при трудоустройстве заводят. Отметим также, что заведение трудовой книжки должно осуществляться для всех категорий служащих, проработавших в организации более чем 5 дней.

Как оформлять на работу сотрудников из других категорий?

В предыдущих пунктах статьи были рассмотрены особенности трудоустройства на должность среднестатистического гражданина. В этом же разделе мы расскажем о том, как проводится процедура трудоустройства других категорий граждан. Существуют такие категории лиц, трудоустройство которых требует определённых знаний законодательства.

К ним можно отнести людей, имеющих группу инвалидности. Кроме того, предприятиям всё чаще приходится сталкиваться с наймом на работу иностранных граждан. Естественно, в таких случаях процедура оформления на вакантную должность будет иметь свои нюансы. Рассмотрим каждый из этих случаев немного подробнее.

Итак, к первой категории мы отнесли людей, нуждающихся в социальной защите. Согласитесь, людям с ограниченными физическими возможностями гораздо сложнее найти работу, и поэтому государство о них заботиться, предоставляя рабочие места. В соответствии с установленными квотами, о создании рабочих мест для инвалидов должны заботиться компании, в которых работает более 30 сотрудников.

Кроме того, руководители таких вот компаний должны побеспокоиться о создании оптимальных условий труда для инвалидов и приобретении специального оборудования, которое бы помогло облегчить инвалиду трудовую деятельность. Не стоит забывать и о том, что на сотрудников с ограниченными возможностями распространяется определённый перечень льгот и, в частности, увеличенный оплачиваемый отпуск и наличие дополнительного, но неоплачиваемого отпуска, а также – работа по сокращённому графику, сокращение рабочей недели.

Если работник-инвалид хочет воспользоваться одной из таких вот льгот, ему просто нужно предоставить руководству предприятия справку, оформленную по форме № 1503004, которая будет подтверждать наличие инвалидности у кандидата на открытую вакансию.

Ещё одна категория граждан, трудоустройство которых осуществляется по особой схеме – это иностранцы. В этом случае оформление на работу требует более серьёзного подхода. Государство для иностранных граждан также предусматривает определённые квоты, однако при этом у лиц из других государств, желающих получить должность в России, должно быть оформлено соответствующее разрешение на трудоустройство.

Получать разрешение на трудоустройство иностранных граждан должно и само предприятие. Выдаётся же разрешительная документация правоохранительными органами и только лишь после того, как местная служба занятости одобрила её выдачу. Для того, чтобы получить такое одобрение от центра занятости, работодателю необходимо предоставить документы, которые подтвердят целесообразность принятия на работу иностранных граждан.

Как правильно оформить приём сотрудника на работу

Таким образом, прежде, чем идти в правоохранительные органы за разрешением на трудоустройство иностранных граждан, работодателю потребуется собрать документы из следующего перечня:

  • Заявление на предоставление разрешения;
  • Свидетельство о регистрации предприятия;
  • Заключение, взятое из территориальной службы занятости с информацией о том, насколько целесообразно привлечение к трудовой деятельности на предприятии иностранных граждан;
  • Составленный проект Трудового договора с иностранным претендентом на должность;
  • Учредительные документы организации;
  • Информация о тех гражданах, которых руководство планирует принять на должность.

Отметим также, что разрешение на приём на работу граждан из других государств выдаётся работодателям на срок 1 год, затем его нужно будет переоформлять. И если такое разрешение будет получено, то передавать его другим организациям и третьим лицам не разрешается. Принятый на должность сотрудник не может быть переведён в течение этого периода на другую должность.

Итак, в этой статье мы вкратце рассмотрели основные моменты правильного трудоустройства. Напомним ещё раз читателям, что оформление документации при трудоустройстве нового человека на должность состоит из следующих процессов:

  • Все нужные справки и разрешения собираются в тех случаях, когда на работу принимается иностранный гражданин или инвалид;
  • С новым работником заключается трудовой договор;
  • Руководством издаётся приказ о приёме на должность нового человека;
  • Личное дело нового служащего оформляется в соответствии с правилами, обязательно вносится соответствующая запись в трудовую книжку;
  • Приказ о приёме на должность доводиться до сведения нового служащего в трёхдневный срок после его выхода на работу, обязательно в письменном виде. На составленном документе работник должен поставить свою подпись;
  • Нового сотрудника знакомят с внутренним распорядком компании, обязательно дав почитать записанный регламент трудовой деятельности под роспись.