Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Трудовая книжка – это важный документ, наличие которого требуется в случае обращения человека в разнообразные инстанции. Естественно, предоставить оригинал документа работодатель своему сотруднику не сможет. В таких случаях обычно выдаётся копия (дубликат) трудовой книжки, заверенная печатью организации и подписями руководства. В любом из этих случаев человеку важно знать, как и где можно быстро заверить трудовую книжку?

Правила заверки трудовых книжек

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Заверка трудовой книжки происходит при непосредственном участии руководителя компании (или его доверенного лица). Если сотрудник обращается к своему работодателю с просьбой о заверке трудовой книжки, руководитель предприятия должен в трёхдневный срок (начиная с момента обращения) удовлетворить это требование. Бывает так, что человеку нужна не вся заверенная трудовая книжка, а только некоторые страницы из неё. В этом случае он может попросить руководство предприятия сделать выписку из трудовой книги и заверить её. Если же необходима полная информация обо всех местах работы, то лучше сделать заверенную копию всей трудовой книги.

Копия трудовой представляет собой дубликат всех страниц документа (включая первую и последнюю). Для получения дубликата владельцу трудовой книжки нужно будет отксерокопировать каждую страницу документа (иногда все страницы переписываются вручную, или набираются на компьютере). После этого копии на листах формата А4 отдают уполномоченным лицам для проставления подписей и заверки печатями.

Копии трудовых книжек чаще всего требуют банковские сотрудники при оформлении их клиентом кредита. С помощью заверенной копии заёмщик может подтвердить свою постоянную занятость и материальную независимость. Если человек включён в штат сотрудников предприятия, его трудовая книжка находится у руководителя (либо в отделе кадров). Естественно, на руки ему её никто не даст, но при необходимости будет выдана заверенная копия по месту требования.

Если же случилось так, что на момент предоставления копии трудовой книжки человек нигде не работает, ему необходимо посетить нотариальную контору. Там ему предложат предоставить документ, удостоверяющий личность. Нотариус оформит заверенную копию трудовой книжки в соответствии со всеми требованиями. Зачастую нотариальная заверка трудовых книжек не занимает много времени.

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Практически аналогичная процедура выполняется и в случае получения выписки из трудовой книги. То есть, сотрудник делает дубликаты страниц трудовой книги на листах формата А4, а затем предоставляет их руководству своего предприятия для заверки. Разница заключается лишь в том, что в данном варианте дубликата обязательно имеется первая страница трудового документа (с подробными данными о владельце) и выписки из тех страниц, которые необходимы работнику для предоставления в определённую инстанцию. То есть ксерокопировать придётся не всю книжку целиком, а лишь те её страницы, которые необходимы по месту требования.

Владелец трудовой книги должен учитывать, что любые копии с неё не будут иметь никакой юридической силы ровно до того момента, пока не будут заверены руководителем. Для заверки трудовой книжки не требуется составление повторного заявления, его оформляют только один раз, для составления выписки или получения копии.

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

В целом заверка трудовой книги происходит быстро. Копии приобретают юридический статус после того, как на каждом их листе будут сделаны следующие отметки:

  • Запись о том, что копия верна, созданная на каждой странице дубликата трудовой книжки. Такую надпись должен делать своей рукой директор предприятия (его заместитель или начальник отдела кадров);
  • На страницах копии отмечается должность человека, выполняющего заверку. В случае возникновения дополнительных вопросов у инстанции, в которую подаётся заверенный дубликат трудовой книжки сотрудника, именно к этому человеку могут обратиться за разъяснениями;
  • Заверяющее лицо ставит свою подпись на каждой странице дубликата, при этом обязательно делает её расшифровку, указывая в скобках ФИО. Это позволяет получить более полную информацию о человеке, заверяющем важный документ, и в случае возникновения спорных ситуаций быстро его разыскать;
  • В обязательном порядке необходимо указать и дату создания дубликата трудовой книжки. Число оформления копии трудовой книжки позволит определить дату окончания действия дубликата (она наступает спустя месяц после оформления). Если до этого момента работник не подаст оформленный дубликат трудовой книги в соответствующую инстанцию, ему придётся оформлять копию заново;
  • На последней странице копии ставится отметка о том, где человек работает в настоящее время. Такая информация особенно важна в том случае, когда работник оформляет на своё имя кредитный займ, социальную помощь или субсидию на оплату коммунальных услуг. Кредиторам очень важно знать информацию о хорошем послужном списке в трудовой книге заёмщика, но и о его платёжеспособности на момент оформления займа. После этой записи заверяющее лицо ставит свою подпись, делает её расшифровку и обозначает текущую дату;
  • На каждом листе дубликата должна стоять печать организации. Её обычно ставят рядом с надписью «Копия верна». При этом часть печати должна находиться сверху этой записи, а часть – на пустом пространстве рядом. Печать – это подтверждение подлинности и надёжности организации, в которой трудится работник. Естественно, её наличие наделяет копию трудовой книги юридической силой.

Если все эти рекомендации будут выполнены, трудовая книжка (а точнее – её дубликат) будет считаться действительной для всех инстанций.

Куда может потребоваться заверенная копия трудовой книги?

Такой тип документа как заверенный дубликат трудовой книжки, обязательно требуют при оформлении ипотеки или субсидий, заграничного паспорта, усыновлении или получении крупного денежного кредита в банке.

Куда обращаться для заверки трудовой книги?

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Для получения заверенной выписки из трудовой книги работнику необходимо обратиться в отдел кадров того предприятия, где он работает (или же непосредственно к руководителю компании). Обычно ответственность за трудовые книжки сотрудников предприятия несёт отдел кадров, поэтому сотрудник, в первую очередь, должен обратиться именно туда. В случае, если работник трудится в частной организации, ему для заверки трудовой книги необходимо обратиться к руководителю компании. Тот должен самостоятельно проставить на дубликатах свои подписи и печати организации.

Как правильно заверить трудовую книжку в особых случаях?

Иногда оформление заверенной трудовой книжки необходимо проводить по особой схеме. Дело в том, что некоторые инстанции, требующие предоставления такой документации, особенно придирчиво и скрупулёзно изучают дубликаты трудовых книжек. В первую очередь, конечно, стоит сделать дубликаты всех страниц документа (они могут располагаться на отдельных листах А4 или группироваться по 2 страницы на одном листе. В любом случае каждая страница должна заверяться подписями руководства и печатью организации, в которой трудится работник. Далее все отксерокопированные листы необходимо последовательно сшить белой прочной нитью, а затем приклеить к ним небольшой квадратик белой чистой бумаги, на котором отобразить информацию о количестве страниц. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована, а на последней из них ставится печать компании-работодателя.

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Если работник всё же не уверен, что инстанция примет такой вариант заверенной трудовой книжки, ему необходимо уточнить формат подачи копий такой документации в этой самой инстанции. Там ему обязательно предоставят образец оформления заверенной трудовой книги, с которым работник сможет подойти к руководителю компании, чтобы оформить нужный документ по всем правилам.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Заверка трудовых книжек: как и где её можно сделать

Копия трудовой книги, заверенная соответствующим уполномоченным лицом, действительна лишь на протяжении короткого времени. В течение отведённого срока она может быть использована по назначению, а потом становится недействительной. Актуальность копии трудовой книги сохраняется на протяжении одного месяца. Хотя были случаи, что банки отказывали заёмщику в получении большой суммы кредита из-за того, что копия трудовой книги была заверена более двух недель назад. Работник должен также учесть, что при переходе на новую должность, смене места работы или увольнении с прежнего места работы выданная ему заверенная копия трудовой книги становится недействительной, и её придётся переоформлять заново.