Разбираемся в тонкостях делопроизводства, или как заверить копию трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – это один из важных видов документации, которая может потребоваться человеку при необходимости использования различных государственных услуг. Заверенную копию трудовой книги всегда требуют в банке, когда работник оформляет ипотечный кредит, или пользуется другими кредитными услугами. Дубликат трудовой книжки позволяет банковским работникам узнать информацию о стаже работы человека, на которого оформляется подобная документация.

При оформлении субсидий также требуется копия из трудовой книжки работника. По этой причине каждый сотрудник предприятия должен быть ознакомлен с правилами и особенностями заверки копий трудовых книжек. Эту информацию вы сможете найти и в нашей статье.

Какие организации занимаются заверкой копий трудовых книжек?

Столкнувшись с необходимостью получения копии трудовой книги и её заверки, человек задаётся вопросом, а где же можно получить такой дубликат? Обычно процедура заверки происходит на том же предприятии, где трудится работник, а точнее – в отделе кадров. Заверить копию можно без подачи каких-либо заявлений со стороны сотрудника. Человеку лишь нужно в устной форме высказать свою потребность в получении такой копии. Однако стоит учесть, что у каждого предприятия специфика работы различна, поэтому вполне возможно, что заявление на выдачу заверенного дубликата всё же может потребоваться.

Разбираемся в тонкостях делопроизводства, или как заверить копию трудовой книжки

Специалист из отдела кадров, уполномоченный на выдачу подобного рода документации, должен в течение трёх дней после обращения к нему работника выдать дубликат трудовой книги, заверенный личной подписью руководителя организации, а также – печатью с оттиском предприятия. Если данных атрибутов не будет на дубликате, его считают недействительным.

В небольших организациях и малых частных фирмах, как правило, собственного отдела кадров не существует, поэтому заверку копии документа печатью осуществляет либо бухгалтерия, либо лично руководитель.

Два способа правильной заверки копий трудовой книжки

Создать дубликат трудовой книжки можно при помощи сканера или копировального аппарата. Есть ещё один вариант, но он более долгий и трудоёмкий, поэтому используется редко. Заключается он в том, чтобы набрать все данные из трудовой книги на компьютере. Вместе с тем этот метод считается самым оптимальным, поскольку в трудовой книге могут быть такие записи, которые очень трудно различить в отсканированном или отксерокопированном документе. Копия с непонятными и невнятными записями, даже при наличии визы руководителя и печати организации, может быть отклонена той организацией, которая её затребовала.

Специалисты из отдела кадров должны быть хорошо ознакомлены с особенностями заверки дубликатов трудовых книжек. Копировать необходимо каждый лист этого документа, на котором есть хоть какие-нибудь записи. Первый лист трудовой книги (титульную страницу), на котором содержаться записи о личных данных работника, также необходимо дублировать. На каждой странице копии руководитель предприятия должен проставить запись о том, что копия верна (обычно она делается рядом с подписью руководства и печатью предприятия).

Что касается подписи руководящего лица, то она должна быть обязательно расшифрована (рядом с ней руководитель прописывает свои фамилию, имя и отчество). На том листе, где присутствует последняя запись из оригинала трудовой книжки, должна стоять отметка о том, что сотрудник продолжает работать на предприятии (или был уволен). Заверка этой страницы осуществляется в том же порядке, что и остальные.

Существует ещё один способ заверки трудовой книжки, который осуществляется более быстро. Заключается он в единоразовой заверке копии трудовой книжки на последней её страничке. Такой вариант заверки предусматривает, что все странички копии документа будут между собой связаны при помощи прошивки и нумерации. Шнуровка выводится на последнюю страничку дубликата, где её проклеивают полоской плотной белой бумаги.

Разбираемся в тонкостях делопроизводства, или как заверить копию трудовой книжки

На ней затем ставится печать и подпись руководящего лица предприятия. Также в обязательном порядке на этой полоске прописывается информация о количестве пронумерованных и прошитых страниц дубликата. Этот вариант заверки трудовой книги предполагает, что каждая страница оригинала документа копируется на новый лист бумаги формата А4.

Согласно правилам заверки дубликата трудовых книжек, печать предприятия должна быть проставлена на скопированных надписях, а не на свободных полях под ними. Неправильное оформление дубликата может привести к тому, что документ, заверенный подписью руководящего лица, просто посчитают по месту требования недействительным.

Как заверить копию трудовой книги не работающему человеку?

Часто случается так, что заверенная копия трудовой книги требуется у человека уже давно не работающего. К примеру, её могут потребовать у пенсионера при оформлении льгот и субсидий. Каким образом происходит заверение документа в данном случае? Человеку необходимо будет сделать дубликат каждой странички оригинала трудовой книги, а также обязательно обратиться по месту своей последней работы, чтобы заверить сделанные копии. в отделе кадров на этом предприятии ответственные специалисты выполнят заверку дубликатов в соответствии с требованиями нынешнего законодательства.

На последней же страничке продублированной трудовой книжки в этом варианте должна указываться причина, по которой этот человек уже не работает на предприятии. Если случилось так, что выполнить заверку отксерокопированного документа по месту последней работы не получается, человеку необходимо обратиться к нотариусу и сделать данную процедуру у него.

Итак, представим читателю общую схему заверки копии трудовой книжки.

  • Необходимый документ может быть отсканирован, набран на компьютере, или отксерокопирован.
  • Дублировать рекомендуется все страницы трудовой книги, на которых имеются записи (в том числе – титульную страницу с личными данными сотрудника).
  • Правильная заверка трудовой книжки возможна только при соблюдении всех требований к данной процедуре. Обязательно стоит проставить на каждой странице дубликата запись о том, что копия верна. Рядом с ней ставится печать организации, подпись директора компании или специалиста из отдела кадров, занимавшегося оформлением дубликата. Подпись обязательно должна быть расшифрована.
  • Если копию трудовой книги не получается заверить в той компании, где человек работал ранее, он может это сделать в нотариальной конторе.

Разбираемся в тонкостях делопроизводства, или как заверить копию трудовой книжки

Итак, теперь вы знаете об основных правилах заверки дубликатов трудовых книжек, и сможете благодаря полученной информации выполнить процедуру правильно. Главное, что следует помнить при заверке копии трудовой книжки – это контроль над правильностью выполнения процедуры. В таком документе не должно быть неточностей, поскольку они являются основанием для того, чтобы считать сделанный дубликат недействительным. Из-за этого вам придётся тратить много времени на его переделывание.