Нюансы восстановления трудовой книги при её утере работодателем

Трудовая книжка – это единственный документ, который подтверждает наличие у человека трудового стажа и профессиональной деятельности. В бланк этого документа вносятся абсолютно все данные о трудовой деятельности сотрудника в период его работы на конкретном предприятии. Учитывая важность трудовой книжки, необходимо подходить к её заполнению и ведению с особенной аккуратностью. Работодатель должен понимать, что утеря такого документа, как трудовая книга подчинённого, повлечёт за собой долгие разбирательства и необходимость восстановления утраченных данных.

Стоит отметить, что ситуации с трудовыми книжками могут быть самыми различными, и потерять этот документ может не только сам работник, но и руководитель предприятия. Поэтому бланк трудовой книжки с записями о стаже всё же подлежит восстановлению, и в этой статье мы расскажем о том, каким же образом происходит воссоздание данных из документа, утерянного работодателем.

Требования к заполнению, ведению и хранению трудовой книжки

Прежде, чем начать разбираться в тонкостях восстановления трудовой книжки, утерянной работодателем, хотим обратить внимание читателей на процессы заполнения, ведения и хранения такой документации.

Все данные в графы трудовой книги вписываются на основании каких-либо нормативных актов и документов, но безо всяких сокращений. Главными документами, на которые ориентируется специалист из кадровой службы, являются паспорт нового сотрудника и диплом о получении образования.

Если после заполнения трудовой книги в личных данных работника происходят какие-либо изменения, то представитель кадровой службы может вносить коррективы в неё, но только на основании законодательных актов и нормативных документов. К примеру, если у сотрудницы изменилась фамилия после того, как она вышла замуж – в трудовую книжку вносятся исправления на основании предоставленного ею свидетельства о браке.

Нюансы восстановления трудовой книги при её утере работодателем

Изменения информации могут понадобиться и в том случае, если сотруднику в процессе трудовой деятельности был присвоен новый разряд, либо же он получил дополнительное высшее образование.

Иногда (по желанию сотрудника) в трудовую книгу вносятся данные о совмещении должностей. Однако такая информация не является обязательной.

Следует также делать в трудовой книжке записи о том, что работник обучался на дневном отделении высшего учебного заведения. Эти сведения являются обязательными и используются при расчётах трудового стажа служащего.

Записи об увольнении в трудовой книге стоит делать в строгом соответствии с теми формулировками, которые обозначены в законодательстве. В отведённой для таких записей графе трудовой книжки обязательно указывается статья Трудового кодекса, которая послужила основанием для увольнения работника.

Обязательным пунктом также является указание причин увольнения служащего. Согласно Трудовому Кодексу РФ работника могут уволить либо по собственному желанию, либо же в соответствии с определённой статьёй этого самого кодекса. День увольнения в данном случае становится и последним днём трудовой деятельности служащего на предприятии. В этот же день руководство организации обязано выдать своему подчинённому на руки трудовую книгу, в которой сделана соответствующая запись об увольнении. Рядом с данной отметкой должна стоять подпись уполномоченного лица (руководителя предприятия либо его заместителя), а также – печать организации.

Вообще идеальным вариантом трудовой книжки считается та, в которой нет никаких помарок, исправлений и перечёркиваний. Но иногда случается так, что таких исправлений избежать невозможно. В таких случаях их делают в соответствии с требованиями и правилами внесения корректив.

В тех случаях, когда сотрудника незаконно (или по ошибке) уволили, соответствующую запись об этом не перечёркивают, а аннулируют посредством создания в строке ниже отметки о том, что сделанную запись необходимо считать недействительной. Уже после этой записи вносятся остальные сведения о трудовой деятельности служащего.

Нюансы восстановления трудовой книги при её утере работодателем

Что делать, если трудовая книга утеряна работодателем?

Единственным верным решением при утере трудовой книжки работодателем будет её восстановление. Причём данную процедуру берёт на себя тот, по чьей вине был потерян этот документ (то есть – работодатель). Процедура восстановления трудовой книжки заключается в изготовлении дубликата документа, с отображением всем важных данных, которые присутствовали в оригинале.

Кто должен восстанавливать утерянный документ?

Кто занимается процедурой восстановления утерянной трудовой книжки? Ответ на данный вопрос будет зависеть от того, кто поспособствовал утере документа. Если работник потерял трудовую сам, то и восстанавливать он её будет самостоятельно. Если же утеря документа произошла по вине руководителя, то процедура восстановления, соответственно, возлагается на него.

При официальном оформлении сотрудника на предприятии его трудовая книжка на протяжении всего периода рабочей деятельности сохраняется у руководителя. Естественно, ответственность за документ также несёт начальник. Хранение её осуществляется в специально отведённом для таких бумаг месте, которое надёжно защищено от свободного доступа посторонних лиц. Хранить трудовые книжки сотрудников работодатель должен в соответствии с правилами хранения, прописанными в трудовом законодательстве.

Отметим также, что выдача на руки трудовой книжки работнику, который пока ещё зачислен на предприятии, категорически запрещено. Если того требует ситуация, руководитель может выдать заверенную копию этого документа, но оригинал по-прежнему должен сохраняться у него. утеря трудовой книги служащего влечёт за собой полную ответственность руководителя предприятия за данное происшествие. Естественно, в таких случаях заниматься восстановлением документа должен будет сам начальник, его потерявший.

Работодатель также должен учитывать, что при несанкционированной выдаче им трудовой книги на руки сотруднику и дальнейшей утере им полученного документа процедура восстановления также будет ложиться на плечи директора. Пока работник числится в штате его предприятия, за всю документацию несёт ответственность именно начальник. Соответственно, все расходы, возникающие при восстановлении трудовой книги, также должны быть оплачены из кармана работодателя.

Иногда, конечно, случаются неприятные случаи, когда работодатель не хочет восстанавливать утерянную по его вине трудовую книгу, или же не отдаёт работнику документ при его увольнении с организации. при таком развитии событий человек имеет полное право обратиться в суд с иском на руководителя, что поможет взыскать с того выплаты за каждый просроченный день выдачи трудовой книжки. Денежная компенсация при этом будет равняться сумме среднедневного заработка.

Как составить обращение руководству организации?

Восстановление утерянной трудовой книжки должно осуществляться в законном порядке, поэтому сотруднику стоит написать на имя руководителя организации заявление с просьбой о восстановлении утраченного документа. При обнаружении утери служащий также должен в письменной форме известить об этом своего работодателя.

Трудовое законодательство РФ также предусматривает, что в случае утери трудовой книжки недобросовестный руководитель может понести материальное наказание.

Нюансы восстановления трудовой книги при её утере работодателем

Что делать, если человек потерял трудовую книжку уже после увольнения с работы?

Если трудовая книжка была утеряна работником, то процедура её восстановления начинается с подачи заявления о необходимости восстановления документа на имя директора той компании, где служащий трудился последний раз (или продолжает трудиться). Это правило оговаривается в трудовом кодексе. Работодатель же после получения такого заявления должен будет в течение 15 дней сделать дубликат документа, заверить его своей подписью и печатью организации, а после того – отдать на руки сотруднику.

В дубликате трудовой книжки работодатель должен обязательно отобразить следующую информацию:

  • Данные о стаже трудовой деятельности служащего до того, как он устроился на работу в эту организацию.
  • Сведения о присвоенных работнику званиях и его наградах, полученных во время работы на данном предприятии.

Чтобы впоследствии между сотрудником и работодателем не возникало споров относительно того, было ли подано заявление на восстановление трудовой книжки, служащий должен оставить у себя определённые гарантии. Например, если он подаёт заявление в письменном виде, сделать это лучше всего заказным письмом.

Виновному в утере собственной трудовой книжки работнику придётся восстанавливать документ самостоятельно. Для этого ему придётся посетить множество различных инстанций, в том числе – предыдущие места своей работы. Там ему нужно будет написать запросы на предоставление данных о собственной трудовой деятельности в этих организациях.

Нюансы восстановления трудовой книги при её утере работодателем

Оплата приобретённого бланка новой трудовой книжки осуществляется работником. На практике часто случается так, что человек работал понемногу на различных предприятиях, некоторые из которых после его увольнения были ликвидированы. Восстановить данные из утерянной трудовой книжки становится ещё сложнее. В данных ситуациях необходимо следовать такому алгоритму:

  • Обратиться в государственный архив для получения нужной информации. Если в таком архиве сохранилась информация об искомом работодателе, по требованию работника её обязательно выдадут.
  • Обратиться в пенсионный фонд. Если трудовой договор с искомым работодателем был заключён в соответствии со всеми правилами и законодательством, то в пенсионном фонде могут выдать информацию о стаже работы.